Des mails sont envoyés régulièrement aux membres du staff, ils vous permettent de communiquer plus facilement avec votre équipe et de les tenir informés régulièrement des informations qui les concernent.
Introduction :
Backyou envoie des emails à vos clients, aux membres du staff et à vous-même tout au long du processus de réservation. Leur but est de garantir l'envoi de toutes les informations nécessaires à toutes les parties au bon moment. L'envoi des emails peut être déclenché par une action de votre part ou de celle de votre client. Il peut également être déclenché après un délai, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement par exemple, et ce sans votre intervention. Dans plusieurs situations, vous avez la possibilité de ne pas notifier le client, ou encore de personnaliser l'email. Il est donc primordial d'avoir une certaine connaissance de ces emails.
Obligatoire : Un email est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit depuis les paramètres ou depuis chaque dossier avec l'option "Partagé avec les membres du staff".
Modifiable : Un email est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, que ce soit depuis les paramètres ou depuis chaque dossier en ajoutant directement du texte ou un template.
Automatique : Un email est automatique si son envoi ne dépend pas d'une action de votre part. Un email envoyé après une action du client ou suite à un délai est automatique.
Liste des contenus dynamiques/shortcodes/variables de remplacement :
|
_CLIENT_ |
Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
| _TELEPHONE_ | Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _MAIL_ | Mail de l'hôtelier |
Sommaire :
Assignation d'une tâche
| Non modifiable et obligatoire. | |
|
Envoyé à : Membre du staff (celui à qui a été confiée la tâche) Objet : Nouvelle tâche attribuée Une nouvelle tâche vous a été attribuée. |
Ce mail est envoyé à la personne à qui la tâche est attribuée lorsqu'une personne crée une tâche et l'attribue à quelqu'un d'autre qu'à elle-même. |