Le module de tâches vous permet de créer et assigner des tâches aux membres de l'équipes et de les associer à des dossiers, des clients et/ou des entreprises.
Sommaire :
- Qu'est-ce qu'une tâche ?
- Créer une tâche
- La liste des tâches
- Visualiser ses tâches
- Les statistiques de tâches
- Les emails liés aux tâches
Qu'est-ce qu'une tâche ?
Les tâches vous permettent de créer des tâches/rappels pour vous et votre équipe afin de faciliter le suivi de vos dossiers. A la date de l'échéance, la tâche à effectuer remonte dans les Alertes de taches du jour. Pour la faire disparaître, il faut cocher la case dans le module de tâche.
Une tâche peut être attribuée à un et un seul membre de l'équipe, possède une priorité, une date limite, un texte et est associée à une entité (client, entreprise ou dossier).
Créer une tâche
Qui peut créer une tâche ?
Les membres du staff ne peuvent pas créer des tâches mais peuvent les consulter et les marquer comme "réalisée".
Tous les autres rôles peuvent créer et assigner des tâches à n'importe qui.
Comment créer une tâche ?
Vous pouvez créer une tâche depuis :
- le dossier :
- la fiche du client :
- la fiche de l'entreprise :
Peu importe le bouton utilisé pour créer une tâche, il est toujours possible d'y ajouter un ou plusieurs clients, une ou plusieurs entreprises et un ou plusieurs dossiers.
Tous les champs sont obligatoires et la tâche doit être associée à au moins une entité (client, entreprise ou dossier).
💡Si vous créez une tâche depuis un dossier, Backyou va automatiquement associer cette tâche à ce dossier mais aussi à son client et à son entreprise (si elle existe). Vous pouvez choisir de supprimer ces associations grâce à la case à cocher devant chaque association.
La liste des tâches
Chaque membre de l'équipe pourra ensuite accéder à la liste de ses tâches en haut à droite sur son portail utilisateur :
Il peut alors visualiser :
- les tâches à faire (dont la date limite est aujourd'hui ou bien dépassée)
- les tâches à venir (dont la date limite est au minimum demain)
- les tâches faites (qui ont été marquées comme réalisées)
- plusieurs options de tri
- plusieurs filtres
- les filtres de priorités
Visualiser une tâche
Depuis la liste des tâches, la fiche client ou la fiche entreprise
Dans ces trois cas, vous visualiserez la tâche sous cette forme :
- le cercle à gauche pour marquer la tâche comme réalisée
- le texte de la tâche
- un bouton modifier
- un menu déroulant des associations
- la personne à laquelle la tâche a été assignée
- un raccourci de la liste des associations
Depuis la liste des dossiers
Dans ce cas vous avez accès à un raccourci de la tâche qui comprend :
- la personne à laquelle la tâche a été assignée
- le nombre de jours restants avant la date limite
- le texte de la tâche
En cliquant sur ce raccourci vous obtiendrez la liste des tâches associées à ce dossier avec la même vue que dans la liste des tâches et la possibilité de créer de nouvelles tâches associées à ce dossier.
Les statistiques de tâches
Le tableau de statistiques permet d'évaluer le volume des tâches effectuées par chaque membre de l'équipe, selon chaque statut et période. Vous pouvez accéder au tableau de statistiques de tâches depuis Statistiques > Statistiques de tâches :
Sur cette interface, vous pouvez :
- Télécharger les données au format XLXS
- Toutes les données
- Choix des données
- Toutes les données
- Filtrer les données
- Filtrer par priorité
- Visualiser les données
- ID de la tâche
- Attribuée par
- Attribuée à
- Date de création
- Date d'échéance
- Effectuée le
- Texte de la tâche
- Priorité
- Dossiers
- Clients
- Entreprises
Les emails liés aux tâches
A la création d'une tâche créée par une personne et assignée à une autre, un email est envoyé à la personne assignée :
