Mews x Backyou

La connectivité entre Backyou et le PMS Mews va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos produits, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.

Sommaire :

• Introduction
• Paramétrage du PMs et de Backyou
  • Transmission des identifiants
  • Paramétrage du PMS
    • Créer des chambres
    • Définir les tarifs des chambres
    • Gérer les espaces (pour les chambres)
    • Créer les services supplémentaires
    • Gérer les packages
  • Paramétrage Backyou
    • Configuration TVA
    • Catégorie d'âge
    • Configuration segmentation
    • Consultation des tarifs
    • Transfert des échéances
    • Annulation automatique
    • Correspondances produits
• Fonctionnalités
  • Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou
  • Synchroniser les dossiers avec le PMS
    • Envoyer un dossier depuis Backyou
    • Création Contact/Entreprise
    • Envoi automatique des notes
    • Mettre à jour un dossier depuis Backyou
    • Envoi des réductions globales
    • Consulter une réservation sur Mews
    • Consulter une commande sur Mews
    • Envoyer des paiements

Introduction

Les réservations concernent les chambres, les salles de réunion, la restauration (petit-déjeuner, déjeuner et dîner), les services (location, etc.) et les packages.

💡 Synchronisation de Backyou vers Mews uniquement. Les mises à jour réalisées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou.

Paramétrages du PMS et de Backyou

Pour garantir un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation vous présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d’écran.

Transmission des identifiants

Lors de cette étape de connexion, merci de nous indiquer si vous êtes attaché à un compte multi-property sur votre PMS.

Lors de la mise en place de la connectivité, pendant la phase de test, nous avons besoin de vos informations de connexion à Mews.

Ces informations sont disponibles depuis l’onglet “Marketplace > Mes abonnements” :

1. Trouvez l'intégration “Backyou” pour laquelle vous avez besoin d'une clé d'accès et cliquez sur Modifier.

   

2. Cliquez sur l'icône de clé dans le coin supérieur droit :

• Jeton d'accès (Access_token) : XXXXXXXXXX

Ce jeton d’accès est également transmis par mail, suite à la demande de connexion par l’hôtel auprès de Mews.

Paramétrage du PMS

Correspondance des produits Backyou x Mews :

	Service réservable	Service supplémentaire (non réservable)
Chambres	X (Accommodation)
Salle de réunion		X
Restauration		X
Autre(s) produit(s)		X
Package		X
Réduction		X

Créer des chambres

Les chambres doivent être associées à un service réservable dans Mews.

1. Depuis le Menu, cliquer sur “Paramètres > Services” puis sur sélectionner un Service réservable existant ou en créer un nouveau (via le bouton + en haut à droite de la liste) :

   

2. Au sein de chaque service réservable, possibilité de créer autant de chambres que nécessaire (single, deluxe, etc…).

3. Nommer le service et renseigner une période réservable = Nuit, puis cliquer sur “Créer un nouveau service” :

   

4. Dans la section Options, sélectionner “Avec une TVA modifiable”.

5. Cliquer sur la section Tarifs et vérifier qu’un tarif est appliqué par défaut.

6. Retourner sur les paramètres du service, et cliquer sur Catégories d’espaces. Vous pouvez configurer des catégories d’espaces afin de regrouper les espaces par type. Par exemple, Simple, Triple, etc.

7. Créer au moins une catégorie d’espaces et renseigner les paramètres nécessaires.

Définir les tarifs des chambres

1. Aller sur “Services > Accommodation > Tarifs” :

   

2. Sélectionner l’onglet Tarification, et renseigner les tarifs pour chaque type de chambre :

   

    

❗La chambre devra avoir une disponibilité > 0 à la date de la demande pour voir les tarifs sur la liste des tarifs dans Backyou.

Gérer les espaces (pour les chambres)

💡 Mews facturera les espaces supplémentaires conformément aux modalités prévues dans le contrat.

1. Depuis le menu, cliquer sur “Paramètres > Établissements > Configuration des espaces > Espaces ” :

   

2. Créer un espace pour la catégorie d’espace de la chambre créée au préalable en tant que produit réservable. Renseigner obligatoirement un numéro, un numéro d’étage et sélectionner dans la section Catégorie, le produit associé à cet espace.

Créer les services supplémentaires

💡 Création de services supplémentaires pour l’envoi des produits autre que Chambre. Exemple : salle de réunion, restauration, package et autres produits additionnels.

1. Depuis le Menu, cliquer sur “Paramètres > Services” puis sur sélectionner un Service supplémentaire existant ou en créer un nouveau depuis la liste des services (via le bouton + en haut à droite de la liste):

   

2. Au sein de chaque service supplémentaire, possibilité de créer autant de produits que nécessaire (petit-déjeuner, déjeuner, parking…) :

   💡 Il doit y avoir au moins un produit dans chaque service supplémentaire.

   

   Retirer l’option “Accessible aux clients” dans les options pour chaque produit :

   

   Renseigner le Montant total (champ obligatoire, sachant que le prix sera celui renseigné dans Backyou).

   Sélectionner un taux de TVA également.

Gérer les packages

Possibilité d’envoyer des packages vers le PMS, et de configurer l’affichage du détail des produits sur la facture.

Une fois que vous avez créé un service supplémentaire correspondant à votre package, vous avez la possibilité de facturer ce dernier comme un package, afin que le détail des produits qui le compose ne s’affiche pas sur la facture.

Pour cela, vérifier que l’option “Facturer comme un package” est activée dans les options du service supplémentaire correspondant à votre package :

Lorsque vous envoyez un package, vous avez la possibilité de consulter les catégories comptables associées à chaque produit qui compose votre package. A tout moment, vous pouvez cliquer sur “Configurer” pour modifier le mapping.

Paramétrage Backyou

Depuis le menu principal Backyou aller sur “Etablissements > Produits > Paramétrage connectivité” - le paramétrage est propre à chaque hôtel.

Configuration TVA

Associer chaque taux de TVA avec la taxe correspondante dans Mews, et cliquer sur “Enregistrer” :

Catégories d’âges

Les catégories d’âges sont configurées une fois lors du paramétrage de la connectivité. Vous n’aurez pas besoin de modifier cette configuration.

Configuration segmentation

Associer chaque segment Backyou avec le segment correspondant dans Mews, et cliquer sur “Enregistrer”.

Si vous utilisez plusieurs services réservables dans le PMS pour le transfert de vos chambres, vous pouvez sélectionner les segments associés à chaque service.

Consultation des tarifs

Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut lors de l’affichage du calendrier.

Transfert des échéances

Possibilité d’envoyer un paiement vers le PMS, lorsqu’un paiement a été confirmé depuis l’échéancier Backyou.

Annulation automatique

Vous pouvez choisir d’annuler ou non automatiquement le dossier dans le PMS lorsque le client décline l’offre.

Correspondances produits

Configurer la sélection des correspondances entre les produits Backyou et Mews pour les chambres, les packages, les produits de restauration, autres produits et salles de réunion.

Pour chaque type de produits, un indicateur mentionne le statut de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :

• Pour les chambres —> sélection d’un produit et tarif par défaut.

• Pour les packages —> sélection d’un service supplémentaire par défaut.

• Pour tous les autres produits —> sélection d’un produit et d’une catégorie comptable par défaut.

  

Pour gagner du temps, possibilité d’appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, via le bouton “Appliquer à tous”.

Pré-configuration des filtres de mapping :

Possibilité de désactiver de manière globale l’envoi de produits dans Mews. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation vers Mews, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés vers Mews.

Fonctionnalités

Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou

1. Ouvrir un dossier et cliquer sur le bouton “Disponibilités” :

❗Le calendrier est disponible uniquement sur les dossiers contenant de l’hébergement.

2. Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande, en fonction du tarif sélectionné (public ou privé) :

Synchroniser les dossiers avec le PMS

Envoyer un dossier depuis Backyou

❗Les dossiers qui peuvent être transférés vers le PMS sont des dossiers sous option ou réservés, avant la date de check-in par défaut.

❗Possibilité d’envoyer un dossier sans hébergement en tant que service supplémentaire avec création d’une commande dans Mews.

1. Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquer sur le filtre “A envoyer sur le PMS” :

   

2. Ouvrir le dossier qui doit être transféré vers Mews, le bouton “Envoyer vers Mews” **apparaît dans le volet de droite :

   

💡 Possibilité de consulter l’état du transfert vers le PMS à l’aide du bouton “Etat du transfert” en bas du bandeau bleu.

3. Cliquer sur ce bouton “Envoyer vers Mews”, et un tableau récapitulatif de la réservation apparaît :

Dans ce volet, vous aurez accès à plusieurs informations :

1. • La liste des produits à transférer vers le PMS,
   • Pour chaque produit et par date :
     • Prix total envoyé (hors réduction —> appliquées lors de l’envoi),
     • Quantité,
     • Disponibilité sur le PMS,
     • Correspondance sur Mews : produit / tarif ou catégorie comptable (ces informations seront pré-remplies si la pré-configuration a été réalisée en amont),
     • Case à cocher pour envoyer (ou non le produit) vers le PMS,
     • Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - au survol affichage d’informations complémentaires comme la date et l’heure de transfert.
   • Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton “Mettre à jour les dispos”. 

     Mise en valeur de la synchronisation des disponibilités dans le volet de transfert pour vérifier si les données ont besoin d’être synchronisées ! 

     • Données synchronisées depuis - de 2h = Vert
     • Entre 2h et 24h = Orange
     • Depuis + 24h = Rouge
   
   

   4. Dans les listes déroulantes de la colonne “Correspondance sur Mews” :

   4.1. Sélectionner le produit Mews correspondant au produit Backyou. Si vous envoyez un package, il faudra sélectionner le service supplémentaire Mews correspondant.

   4.2. Sélectionner le tarif que vous souhaitez appliquer à ce produit pour les chambres uniquement.

💡 Envoi des tarifs privés :

Possibilité de choisir un tarif privé lors du transfert du dossier vers Mews.

Pré-requis : pour que le tarif privé puisse être envoyé depuis Backyou, il doit être associé à un Voucher dans Mews.

 💡 Important : les prix envoyés sur Mews seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, peu importe le tarif sélectionné ici.

 💡 Possibilité de subdiviser vos produits en overbooking depuis le devis, au niveau de chaque produit.

4.3. Sélectionner le ou les segments à transférer en fonction des services réservables utilisés pour envoyer vos produits. 

 

5. Cliquer sur “Envoyer la réservation”.

6. A la fin du processus la réservation apparait dans l’entête de la demande, à droite du picto Mews :

Le nom du groupe est défini comme :

GC-NUMERODUDOSSIER-Prénom-Nom

Ou

GC-NUMERODUDOSSIER-Nom de la société

 

💡 Un dossier déjà synchronisé, peut être envoyé de nouveau dans le PMS après chaque modification du devis.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné dans Backyou, le groupe est supprimé sur Mews si vous avez activé l’option dans le paramétrage de la connectivité.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut “Annulé” sur Mews si l’option est active au niveau des paramètres de la connectivité.

Création Contact / Entreprise

Si le client est associé à une entreprise dans Backyou, lors de l’envoi du dossier dans Mews :

• Création d’un profil client (s’il n’existe pas dans Mews) :

  

• Création d’un profil société (s’il n’existe pas dans Mews) avec ajout de l’adresse principale de l’entreprise :

  

• Association avec le profil client préalablement créé.

💡 Si le client est déjà existant dans le PMS, on ne vient pas modifier l’association avec la société existante.

Envoi automatique des notes

Les notes saisies dans le dossier Backyou seront automatiquement envoyées vers le PMS :

Cette note sera envoyée uniquement pour les dossiers avec hébergement.

La modification de la note, créera une nouvelle note dans Mews, afin de garder un historique dans le PMS.

Mettre à jour un dossier depuis Backyou

Une fois le dossier envoyé vers le PMS, possibilité d’envoyer les modifications après une mise à jour dans Backyou.

Liste des mises à jour possibles :

• Changement statut du dossier
• Modification quantité et prix
• Modification date de check-in
• Ajout/suppression de nuitées

💡 Une fois la date de check-in atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer des mises à jour dans le PMS.

💡 Un dossier dont la facture est clôturée sur Mews ne pourra plus être transféré de Backyou vers le PMS.

💡 Concernant la synchronisation des produits additionnels dans le PMS, afin d'éviter de faire de multiples modifications, nous vous conseillons de les envoyer au dernier moment (check-in -24h par exemple). Les chambres peuvent être envoyés en amont, afin de les bloquer dans le calendrier.

💡 Mews ne permet pas de mettre à jour une commande existante pour les services supplémentaires. Lors de la modification de ces derniers dans Backyou, nous sommes obligés d’annuler et de re-créer la commande dans Mews (ce qui créé des lignes négatives / positives).

Envoi des réductions globales

Si vous souhaitez transférer les réductions globales présentes sur vos devis Backyou, pensez à créer un produit “Réduction” sur Mews (à l’intérieur d’un service supplémentaire).

Consulter une réservation sur Mews

1. Se connecter sur le back-office Mews.

2. Chercher la réservation envoyée dans le moteur de recherche en utilisant les différents filtres ou dans le moteur de recherche global via la ref Backyou (GC-numeroDossier-NomClient).

3. Ouvrir la réservation, et se rendre sur l’onglet “Groupes” pour vérifier la création de ces derniers :

   

Pour les groupes envoyés en OPTION, le statut sur Mews = A confirmer. Lorsqu’ils sont confirmés depuis Backyou, le statut sur Mews = Futur.

Consulter une commande sur Mews

Lorsque vous envoyez un service supplémentaire, sans chambre, il n’y aura pas de réservation dans Mews, mais une commande, que vous pourrez retrouver dans le tableau de bord du client (après les réservations) :

Envoyer des paiements

Chaque paiement sera attaché au client.

L’envoi du paiement se fait depuis l’échéancier de Backyou.

Possibilité de sélectionner plusieurs types de paiement : espèces, virement, CB.

❗Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé sur le PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera ”virement” dans ce cas là.

❗ Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.