La section calendrier des salles vous donne une vue d’ensemble immédiate de la disponibilité de vos espaces ainsi que des différents statuts des dossiers qui leur sont associés.
Le calendrier des salles ne constitue pas un planning détaillé car il doit être associé soit au planning des membres de l’équipe soit aux fiches de fonction (Onglet Fiches de fonction).
Pour les comptes multi-établissements :
- Utilisez l'onglet en haut à gauche de l'écran pour sélectionner l'établissement que vous souhaitez visualiser.
Boutons PDF / Gérer vos espaces / Bloquer un espace :
- Exportez votre calendrier des salles au format PDF selon la vue périodique désirée.
- Accédez rapidement à la configuration de vos espaces en cliquant sur le bouton "gérer vos espaces".
- Bloquez une salle pour une période spécifique en utilisant le bouton "bloquer un espace". Cela peut être utile pour des travaux ou des réunions internes.
Visualisation du calendrier :
Vous avez la possibilité de visualiser votre calendrier selon différentes périodes :
- En sélectionnant directement la date souhaitée.
- En choisissant une vue mensuelle.
- En optant pour une vue hebdomadaire.
- En sélectionnant une vue sur 4 jours.
- En choisissant une vue journalière.
Ces différentes vues vous permettent d'identifier rapidement les dossiers correspondant à la période spécifiée.
Personnalisation des périodes journalières :
Lorsque vous consultez une vue journalière, hebdomadaire ou sur 4 jours, vous pouvez paramétrer les périodes de la journée (4 au maximum) :
- Section Etablissements du menu principal.
- > fiche Etablissement > onglet Paramètres.
- Modifiez les périodes journalières selon vos besoins
Structure du calendrier des salles :
Le calendrier des salles est divisé en trois parties distinctes :
- Salle de réunion : tous vos espaces dédiés aux réunions et aux événements similaires.
- Groupes non attribués : prestations pour lesquelles aucune salle spécifique n'a été assignée. Ces dossiers nécessitent une attribution de salle, ou non.
- Autres espaces : espaces qui ne sont pas destinés aux réunions (ex. : zones de restauration.)
Légende du calendrier des salles :
En bas du calendrier des salles, vous trouverez une légende avec des codes couleurs pour différencier vos dossiers en un coup d'œil.
- En attente / en cours : le dossier n’a pas encore été validé ni par l’hôtelier, ni par le client
- Sous option : option confirmée par vos soins.
- Réservé : réservation validée par vos soins
- Bloqué : mon espace est bloqué manuellement pour une période identifiée
- En conflit : deux dossiers sont attribués à la même salle sur une même période
- Devis actuel : si vous accédez au calendrier depuis une page Mon Offre, apparaît en orange le devis sur lequel vous êtes actuellement en train de travailler
Gestion des dossiers sur votre calendrier des salles :
- Dans la partie "groupes non attribués", cliquez sur le dossier, puis sélectionnez "déplacer vers un autre espace" pour attribuer une salle à un dossier spécifique.
- Accédez directement à un dossier depuis le calendrier des salles en sélectionnant le dossier et en cliquant > Devis XXXXX.