La fiche établissement est la "vitrine" de votre propriété qui sera accessible depuis votre Backyou et depuis le compte Backyou de vos clients.
Section Établissements > Vignette Fiche établissement
Onglet Présentation
Nom de l’établissement : ce nom figure sur le modèle PDF de proposition et sur le compte Backyou du client.
Nombre d’étoiles : figure sur le compte Backyou du client.
Description : texte repris dans le devis PDF de proposition (page établissement) et sur le compte Backyou du client
Localisation : apparaît sur le modèle PDF de proposition (page service et localisation) et sur le compte Backyou du client
Informations complémentaires non obligatoires
- Contact (numéro de téléphone et email)
- Capacité (nombre de chambres, heures limites de check-in et de check-out)
- Répartition par type de chambre
- Type d’établissement
- Style d’établissement
- Les labels éco-responsable
Les services et équipements mis à disposition sur place : les pictogrammes des services et équipements sont visibles sur la proposition PDF sur la page la section Service & localisation
L’identité visuelle (logo, image à la une et bibliothèque de photos) :
Les photos ajoutées à la fiche établissement seront présentées dans un diaporama, sur l’interface du client, et constituent votre banque d'images vous permettant de constituer vos modèles PDF de proposition.
La brochure :
Vous avez la possibilité d'ajouter une brochure (sous la forme d'une ou plusieurs pièces jointes) dans 7 langues. Cette brochure sera disponible dans l'espace client Backyou du client.
Deuxième Onglet : Affichage (Paramétrage par défaut)
Cette partie vous offre la possibilité de personnaliser les paramètres d'affichage au sein de vos propositions, fiches de fonction et proformas.
- Nombre de jours de validité de la proposition
- Devise utilisée dans les propositions
- Les affichages souhaités dans les proposition : horaires, espaces, détails des packages
- Les affichages souhaités dans les fiches de fonction
- Un choix de couleur pour personnaliser vos proformas
Troisième Onglet : Paramètres et nom de votre établissement
Cette section concerne votre visibilité dans le cas d’un compte Multi établissements.
Une référence personnalisée (Optionnel. Par ex. : référence d’un groupe hôtelier par exemple).
Activation/désactivation de votre établissement dans le formulaire de demande “Nouvelle demande” et formulaire client.
Backyou propose une API personnalisée, facilitant l'intégration et l'échange de données entre services. Cette interface permet aux utilisateurs dont les comptes sont intégrés via l'API de choisir de ne pas afficher leur établissement publiquement.
Quatrième Onglet : Autres Paramètres
Cette section vous permet de gérer :
- Les pieds de page de vos propositions et factures : 2 lignes maximum
- Activer ou Désactiver les relances de paiement par défaut, vous pourrez toujours les activer/désactiver au cas par cas, sur vos propositions. Ces relances sont envoyées à J-30, J-15, J-8, J-3 puis tous les jours jusqu'au paiement de l'échéance.
- Vous pouvez également activer ou désactiver ces relances de paiements une fois la date de check in passée.
- “Notifier le client par email” peut être soit coché par défaut, soit décoché par défaut dans vos propositions.
- Si vous décochez la mention “Activer l'envoi de PDF par défaut”, les PDF ne seront plus adressés à vos clients. Ceux-ci incluent devis, CGV ... etc
- Vous avez le choix d'activer ou désactiver les notifications et emails aux membres de l'équipe présents sur les fiches de fonction.
- Une fois activées, vous pouvez choisir combien de temps avant le check in les équipes recevront ces notifications.
- Activer ou Désactiver les options sur les dossiers : si vous l’activez, le client peut également demander des options depuis son compte Backyou.
Les relances et l'annulation de vos options se font automatiquement, sauf si vous décidez de les désactiver.
- Gérer l’affichage des périodes journalières dans votre calendrier des salles : il est possible de partager votre journée en 4 périodes maximum.
Cinquième Onglet : Offres spéciales
Pour en apprendre plus sur les offres spéciales, vous pouvez vous référer à l'article concernant ce sujet ici.
Sixième Onglet : Périodes exceptionnelles
Pour en apprendre plus sur les périodes exceptionnelles liées au Module de Contrat Cadre, vous pouvez vous référer à l'article concernant ce sujet ici.
