L’édition d’une proposition commerciale est consécutive à la création d’une demande via le formulaire qui détaille les besoins du client.
Cahier des charges client :
Les éléments du cahier des charges sont rappelés en haut de la page. Vous pouvez afficher les détails du cahier des charges en cliquant la phrase de résumé (comprendre les détails de la demande).
Votre offre :
Des options d’affichage sont à sélectionner en fonction de vos habitudes de travail. Certaines options sont à paramétrer par défaut depuis la fiche Établissements > Affichage.
- Petit-déjeuner inclus
- Afficher les horaires
- Afficher les espaces : pour indiquer le nom des salles associées
- Afficher le détail des packages : pour détailler au client chaque élément d’un package
- Devis version personnalisée : à cocher si vous avez paramétré la personnalisation des devis dans vos paramètres généraux
Rédaction de l’offre commerciale :
Backyou récupère toutes les prestations demandées pour les faire ressortir sur la proposition commerciale.
Liste des prestations :
Chaque ligne dans la proposition représente un produit ou une prestation.
Pour chaque produit, vous trouverez :
- Le nom du produit ou de la prestation
- Le prix TTC (Toutes Taxes Comprises) du produit
- Le taux de TVA applicable
- Les quantités spécifiées
- Le total pour cette ligne
- Une description détaillée du produit ou de la prestation
- Les dates auxquelles ce produit ou cette prestation est proposé
Autre fonctionnalité produit :
Dans la vignette produit, vous trouverez 3 petits points dans un cercle blanc avec des champs cliquables pour effectuer certaines actions :
- Appliquer une réduction : réduction en valeur Euros appliquée directement au produit.
- Convertir en produit avec dates indéterminées : proposer un produit sans date spécifique
- Convertir en produit achat revente : facturer une prestation réalisée par un prestataire extérieur (location de matériel, navette/taxi, etc)
- Rendre Optionnel : proposer un produit sans l’inclure dans le total de votre offre
- Remplacer par : remplacer le produit par un autre produit ou une autre prestation.
- Subdiviser : uniquement disponible pour des Chambres dans le cas d'une vente de stock en ROH avec un prix unique et permettre la remontée des catégories de chambres via la connectivité
- Supprimer : supprimer le produit de la proposition commerciale si vous ne souhaitez plus le proposer au client.
Configuration de l'espace associé à une prestation :
En dessous des produits (à l'exception des produits de chambres), une vignette s'affiche pour vous permettre de configurer votre espace en fonction de la prestation.
Elle s’affiche en orange si aucun espace n’a été affecté par défaut.
La vignette est verte si un espace a été associé par défaut à la prestation proposée.
Cliquez sur le stylo pour paramétrer ou bien modifier les paramètres préenregistrés.
Options de configuration d’un espace :
- Vous pouvez ajuster les horaires de la prestation en fonction des disponibilités ou des demandes du client.
- Associer un espace : en associant la salle à la prestation, celle-ci sera visible sur votre calendrier des salles
Avantages de l'association avec la salle :
- Cette association permet à votre équipe de voir clairement les prestations planifiées dans chaque salle.
- Ces informations seront reprises lors de la création de la fiche de fonction
Différenciation des produits d'un package
Un package permet de regrouper plusieurs produits en 1 seule ligne avec 1 seule description et 1 prix total.
Lorsque vous cliquez sur “Configurer le package” :
Vous pouvez désormais utiliser la différenciation des quantités sur un produit spécifique.
La différenciation vous permet plusieurs actions :
> retirer une pause matin du package : 1 Package = 0 Produit
> lisser un prix sec entre les participants
→ situation : devis avec 10 packages de journée d’étude facturés, le prix de la location de salle sèche peut être divisée entre les 10 pax : 10 Packages = 1 Produit
> doubler une quantité d’un produit
→ situation : devis avec des packages chambre double et petit déjeuner, le petit déjeuner dans un package sera doublé de cette manière : 1 Package = 2 Produits
Vous pouvez également pré-configurer vos packages en utilisant la différenciation des quantités dans Etablissements > Produits > Packages.
Options complémentaires :
- ajouter des produits supplémentaires : produits libres ou produit déjà enregistrés
- appliquer une réduction en valeur monétaire sur l'ensemble de l'offre commerciale.
- vérifier les taxes de séjour : elle est automatiquement calculée par Backyou lors de la création du formulaire. Si vous modifiez le nombre de personnes, veillez à vérifier le montant de la taxe en cliquant sur le pictogramme de la roue. Si votre offre commerciale inclut des nuitées pour des enfants bénéficiant de taxes de séjour gratuites, assurez-vous d'indiquer le nombre correct dans le calcul (Backyou ne fait pas de distinction entre les personnes mineures et majeures).
- cocher ou non le règlement des taxes de séjour lors de la réservation. Si vous ne les cochez pas, le montant des taxes de séjour ne sera pas inclus dans le total du devis.
Durée de validité tarifaire de l’offre :
La durée de validité de l'offre est automatiquement indiquée en fonction des paramètres d'affichage que vous avez définis. Vous avez la possibilité de modifier la durée sur un dossier à tout moment si celle-ci ne correspond pas à votre accord avec le client. Attention la durée de validité ne correspond pas à une option posée.
Pour rappel, pour modifier le nombre de jours de validité d’une offre : section Etablissements> Fiche établissement > Affichage.
Précisions sur votre offre :
Dans cet encart, vous pouvez inclure tous les éléments que vous souhaitez préciser à votre client si nécessaire.
Ajouter des pièces jointes à votre offre :
Vous avez la possibilité d'ajouter une pièce jointe à votre proposition commerciale, spécialement adaptée pour ce client (par exemple : rooming list, menu...).
Conditions de réservations :
- Conditions de réservation associées à ce devis
Les conditions générales sont automatiquement incluses dans le devis. Vous avez la possibilité de modifier les conditions générales de vente associées à tout moment en sélectionnant une nouvelle CGV dans la liste déroulante. Vous pouvez gérer vos conditions directement dans la section Etablissements > CGV
- Conditions de paiement
Les conditions de paiement sont automatiquement importées et calculées en fonction de la date de check-in. Vous avez la possibilité de les ajuster à tout moment pour un dossier spécifique.
Si vos échéances de paiement sont initialement réparties sur deux échéances, vous pouvez en ajouter une troisième (avec un maximum de cinq).
Si vous souhaitez modifier vos conditions de paiement de manière permanente : section Etablissements > CGV.
- Conditions particulières :
Dans ce champ, vous pouvez notifier des conditions spécifiques à cette offre en texte libre.
Modèle du PDF :
Le texte affiché sur la page de garde est automatiquement lié à votre modèle de devis préalablement configuré. Ce texte est affiché sur la page de garde. Vous avez la possibilité de personnaliser ce texte pour chaque client en modifiant celui-ci sur chaque devis.
Pour modifier votre modèle de pdf et ce texte : section Etablissements > Modèles
Sélectionnez un segment : si vous avez préalablement configuré des segments, vous pouvez les associer à un devis. Cela vous permet d'obtenir des statistiques par typologie de clients.
Pour configurer votre segment : Paramètres > Segmentation > Créer un nouveau groupe.
Publier l’offre :
Une fois que vous avez rédigé votre proposition commerciale, vous avez plusieurs options : la publier, la prévisualiser, l'enregistrer ou la décliner.
Avant de prévisualiser votre offre, assurez-vous de l'enregistrer pour ne perdre aucune donnée.
Lorsque vous souhaitez publier votre offre, vous avez la possibilité de choisir si vous voulez notifier le client par e-mail ou non. S'il n'est pas notifié, il ne recevra aucune information par e-mail concernant sa proposition commerciale, mais il pourra la consulter sur son espace personnel Backyou.
Si vous notifiez votre client :
Vous pouvez choisir un modèle de message préalablement configuré (Paramètres > Modèles de message). Grâce à ces modèles, Backyou récupère automatiquement les données des champs dynamiques. Vous avez également la possibilité d'ajouter des éléments ou des informations supplémentaires selon vos besoins.