Lorsqu'une nouvelle demande de devis arrive dans votre espace, son statut est automatiquement "Nouveau lead". Cela signifie que la demande est en attente de traitement de votre part.
Pour traiter une demande en attente, cliquez sur Répondre à la demande.
Vue sur un dossier / une demande à traiter :
Haut d'écran : détails des informations affichées de gauche à droite
Première ligne
- Nom de l'entreprise, si le porteur de la demande est associé à une entreprise. A défaut d'entreprise, on trouvera le nom et prénom du client
- Nom du responsable de dossier
Deuxième ligne
- Nom de l'établissement émetteur du devis
- Date à laquelle la demande a été effectuée
- Référence automatiquement générée par Backyou
- Source de la demande (par exemple: Site internet ou direct)
- Segment auquel appartient la demande (si la Segmentation a été activée dans les paramètres du compte. Par exemple : tourisme, événementiel, etc.).
- Un tag “Sans hébergement” quand la demande ne comporte pas de nuitée
- Pictogramme Oeil : indique combien de fois la proposition commerciale a été vue par le client
- Pictogramme Crayon : permet de gérer le dossier (référence, responsable, segment, note)
- Pictogramme 2 feuilles permet de dupliquer la demande
- Statut du dossier
Troisième ligne
- Nom et coordonnées du client
- Tâches et notes relatives au dossier qui peuvent être utilisées pour suivre des actions à mener et ajouter des commentaires pertinents.
Partie centrale : cahier des charges client
Cette section reprend le cahier des charges exprimé par le client dans le formulaire de demande initiale :
- Type de séjour demandé, dates de séjour, nombre de personnes concernées.
- Budget annoncé par le client
- Cahier des charges selon les catégories de prestation
Partie droite de l’écran sur fond bleu
Sur la partie bleue à droite, vous trouverez plusieurs boutons d’actions possibles :
> Faire une offre : permet d'accéder à la demande et de rédiger votre proposition commerciale pour répondre aux besoins du client.
> Proposer à un autre établissement : si vous disposez d'un compte multi-établissement, cette fonctionnalité permet d'assigner la demande à un autre établissement de votre compte Backyou.
> Décliner la demande : vous avez la possibilité de refuser la demande de votre client en utilisant cette option si vous ne pouvez pas répondre à ses besoins ou ses attentes. Lorsque vous déclinez la demande, vous devez justifier votre décision en indiquant qui a refusé l'offre ou la demande. Ces motifs seront repris dans les statistiques
Les options de justification disponibles :
Côté hôtel :
- Autre : texte libre
- Pas la capacité : La demande du client dépasse votre capacité d'accueil.
- Pas de disponibilité espace groupe : Sur les dates proposées par le client, vous n'avez plus de disponibilités suffisantes en termes d'espace de groupe.
- Pas de disponibilité hébergement : Sur les dates proposées par le client, vous n'avez plus de disponibilités suffisantes en termes d'hébergement.
- Le client a choisi un autre établissement : Le client vous a informé qu'il a choisi un autre lieu pour son événement.
- Raison stratégique : texte libre
- Raison budgétaire : Le budget du client ne correspond pas à vos tarifs.
Côté client :
- Les prix sont trop élevés : Les prix ne correspondent pas au budget du client.
- Événement annulé : L'événement du client est finalement annulé.
- Sans retour : Vous n'avez eu aucun retour du client suite à votre proposition commerciale.
- Mauvais emplacement / destination a changé : La localisation de votre établissement ne correspond pas ou plus aux besoins du client.
- Mauvaise catégorie : Votre niveau de gamme ne correspond pas aux attentes du client.
- Pas l'ambiance recherchée : Votre établissement ne correspond pas aux attentes du client en termes d'ambiance.
- Ne répond pas à mon cahier des charges : Votre proposition commerciale ne satisfait pas les exigences du cahier des charges du client.
- Réservé ailleurs : Le client a réservé dans un autre établissement.
> Modifier les dates de séjour : vous pouvez ajuster les dates d'arrivée et de départ de la demande en utilisant cette fonctionnalité
- Ajuster les dates : vous pouvez modifier les dates d'arrivée et de départ
- Ajuster le nombre de nuitées : vous pouvez modifier le nombre de nuitées.
- Notification client : lorsque vous effectuez ces modifications, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez ou non notifier le client par e-mail de ces changements.
> Mes espaces : cette option vous permet de visualiser votre calendrier des salles pour vérifier les disponibilités de vos espaces.
> Disponibilités : si Backyou est connecté à votre PMS, ce bouton vous permet de vérifier les disponibilités dans votre système de gestion hôtelière directement aux dates de séjour de votre dossier.
> Assigner à un autre client : vous avez la possibilité de modifier le client associé à une demande.
- Saisir le nom du client :
- si le client est déjà enregistré dans Backyou, le système le proposera automatiquement une fois que vous commencerez à saisir son nom.
- si le client n'existe pas encore dans Backyou, le système vous proposera de créer un nouveau compte client et de remplir la fiche client.
Vous n'avez plus qu'à maintenant "Éditer l'offre commerciale".