La gestion des acomptes et des arrhes n'est pas automatique dans Backyou, en cas d'annulation d'un dossier avec un acompte ou des arrhes, c'est à vous de gérer les échéances concernées.
Les acomptes
Créer un acompte
Un acompte est une somme d'argent versée par le client avant un séjour. Un acompte engage les deux parties à honorer le contrat. Si toutefois vous ou client deviez annuler le séjour, les modalités de remboursement de l'acompte appliquées doivent être celles des CGV signées par le client.
Les modalités de versement de l'acompte sont elles aussi spécifiées dans la partie "Conditions de paiements" des CGV. L'échéancier Backyou créé automatiquement après la confirmation de la réservation inclut les échéances spécifiées dans ces conditions de paiements, il inclut donc un acompte si cela y est prévu.
Que faire en cas d'annulation d'un dossier ?
En cas d'annulation d'un dossier, trois possibilités s'offrent à vous :
Remboursement complet de l'acompte :
En cas de remboursement complet de l'acompte, rendez-vous sur l'échéancier de votre dossier, cliquez sur "Annuler paiement".
Vous pouvez ensuite choisir de notifier ou non le client sur la case à cocher, puis cliquer sur "Confirmer" pour confirmer l'action:
Attention : Cette action ne rembourse pas le client, Backyou ne peut pas verser d'argent sur le compte du client et c'est à vous de procéder au remboursement. Cette action permet simplement d'ajuster les montants associés à ce dossier et d'actualiser les statistiques en déduisant les acomptes que vous avez remboursés.
Vous pouvez ensuite annuler le dossier qui n'a généré aucun revenu.
Remboursement partiel de l'acompte :
Si votre politique inclut le remboursement partiel de l'acompte, rendez-vous dans l'échéancier de votre dossier, cliquez sur "Annuler paiement" :
Cliquez ensuite sur "Confirmer" sans notifier le client :
Vous pouvez ensuite modifier cette première échéance, votre acompte, et noter dans "Montant de la réservation" le montant de l'acompte que vous aller conserver.
Vous pouvez ensuite choisir de notifier le client qui recevra le nouvel échéancier de paiement avec le montant de l'acompte modifié.
Cliquez sur "Enregistrer" pour confirmer l'action.
Cliquez ensuite sur "Confirmer paiement" sur l'échéance qui représente votre acompte, choisissez le mode de paiement par lequel vous est parvenu l'acompte, choisissez de notifier ou non le client puis confirmez :
Vous pouvez ensuite annuler le dossier, dont le revenu généré s'élève au montant non remboursé de l'acompte.
Pas de remboursement de l'acompte :
Si votre politique ne prévoit pas de remboursement de l'acompte, vous pouvez simplement fermer le dossier, dont le revenu généré s'élève au montant de l'acompte.
Les arrhes
Créer des arrhes
Les arrhes représentent une somme d'argent versée par le client avant un achat. Les arrhes n'engagent pas à l'achat et ne sont pas remboursables.
Backyou n'inclut pas la gestion des arrhes, cependant, vous pouvez considérer les arrhes comme un acompte non remboursable, mais cela signifie que votre dossier devrait être passé au statut "réservé".
La création des arrhes et la procédure en cas d'annulation du dossier est alors la même que pour un acompte non remboursable.