La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos chambres, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.
Sommaire :
- Introduction
- Paramétrages de Backyou
- Fonctionnalités
- Limitations
- F.A.Q.
- Le bouton pour envoyer/modifier une réservation au PMS ne s'affiche pas
- Ma réservation a été automatiquement annulée
- Ma réservation ne s'est pas annulée dans le PMS
- Envoi de dossiers en doublon
- Erreur 423 - dossier ouvert sur Asterio
- Il manque des produits additionnels
- Impossible d'envoyer des réductions globales
Depuis le 28 mars, la synchronisation des disponibilités Asterio est temporairement désactivée sur Backyou en raison d’un incident identifié. Nos équipes travaillent activement à sa résolution afin d’assurer un fonctionnement plus fiable et stable.
Introduction
La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos chambres, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.
Les réservations concernent les chambres, les salles de réunion, la restauration (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.) et autres produits.
💡 Le PMS envoie 12 mois de données vers Backyou à compter de la date à laquelle la demande de données est effectuée. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.
💡 Le flux de données de Backyou vers Asterio est à sens unique. Les mises à jour réalisées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou. Nous vous déconseillons fortement d’agir sur Asterio tant que le dossier n’est pas clôturé sur Backyou.
Paramètres Backyou
Pour garantir un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation vous présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d’écran.
Transmission des identifiants
Lors de cette étape de connexion, merci de nous indiquer si vous êtes attaché à un compte multi-property sur votre PMS.
Pour activer la connectivité, nous vous invitons à vous rapprocher de l'équipe Asterio en amont. Notre équipe conviendra avec eux d'une date de mise en place de connectivité, afin de réaliser la configuration de l'interface et de faire un test de transfert.
💡 Prévoir un délai d’activation du compte d’environ 2 semaines, avant de pouvoir commencer les premiers tests de connectivité. Nous vous préviendrons dès que votre compte sera créé.
Paramétrage du PMS
Paramétrage canal de vente
Il faudra vérifier la création du canal de vente BACKYOU dans Paramétrage > Paramétrage canaux de vente > Canaux :
Configuration overbooking
Par défaut, l’overbooking ne sera pas autorisé lors de la synchronisation vers le PMS. Pour autoriser l’overbooking, il faut modifier le paramètre suivant dans Asterio :
Paramétrage > Paramétrage hospitality > Administration des plannings > Surbook :
- Choisir la ressource hébergement
- Renseigner les dates de surbook
- Renseigner le nombre de chambres par catégorie que l’on souhaite autoriser en surbook
- Renseigner le plafond total (correspond au nombre de surbook maximum autorisé).
Paramétrage Backyou
Depuis le menu principal Backyou aller sur “Etablissements > Produits > Paramétrage connectivité” - le paramétrage est propre à chaque hôtel.
Consultation des tarifs
Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut lors de l’affichage du calendrier.
Transfert des échéances
Possibilité d’envoyer un paiement vers le PMS, lorsqu’un paiement a été confirmé depuis l’échéancier Backyou.
Annulation automatique
Vous pouvez choisir d’annuler ou non automatiquement le dossier dans le PMS lorsque le client décline l’offre.
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Correspondances produits
Configurer la sélection des correspondances entre les produits Backyou et Asterio pour les chambres.
Pour chaque type de produits, un indicateur mentionne le statut de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :
- Pour les chambres et salles de réunion —> sélection d’un produit et tarif par défaut.
- Pour tous les produits de restaurations et autres produits —> sélection d’un produit par défaut.
💡 Pour gagner du temps, possibilité d’appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, via le bouton “Appliquer à tous”.
💡 Pour pouvoir envoyer des packages vers Asterio (résidentiel / séminaire), tous les produits qui composent ces packages devront être associés avec un produit Asterio.
Pré-configuration des filtres de mapping :
Possibilité de désactiver de manière globale l’envoi de produits dans Asterio. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation vers le PMS, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés vers le PMS.
Fonctionnalités
Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou
- Ouvrir un dossier et cliquer sur le bouton “Disponibilités” :
- Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande :
💡 Les données seront synchronisées automatiquement depuis Asterio, pour intégrer les mises à jour de stocks et de prix (synchro toutes les 5 minutes).
Synchroniser les dossiers avec le PMS
Envoyer un dossier depuis Backyou
💡 Important : les dossiers qui peuvent être transférés vers le PMS sont des dossiers sous option ou réservés, dont le check-in n’est pas encore atteint.
- Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquer sur le filtre “A envoyer sur le PMS” :
- Ouvrir le dossier qui doit être transféré vers Asterio, le bouton “Envoyer vers Asterio” apparaît dans le volet de droite :
- La liste des produits à transférer vers le PMS,
- Pour chaque produit et par date :
- Prix total envoyé (hors réduction —> appliquées lors de l’envoi),
- Quantité,
- Disponibilité sur le PMS,
- Correspondance sur Asterio : produit / tarif (ces informations seront pré-remplies si la pré-configuration a été réalisée en amont),
- Case à cocher pour envoyer (ou non le produit) vers le PMS,
- Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - au survol affichage d’informations complémentaires comme la date et l’heure de transfert.
- Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton “Mettre à jour les dispos” situé en haut à droite du volet, avec la date de la dernière synchronisation.
💡 Important : les prix envoyés sur Asterio seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, peu importe le tarif sélectionné ici.
⚠️ L’envoi de chambres en overbooking n’est possible depuis l’API que si vous avez configuré Asterio en ce sens. Pour éviter l’overbooking, vous avez la possibilité de subdiviser vos produits en overbooking directement depuis le devis, au niveau de chaque produit. La subdivision ne sera pas possible pour un package.
⚠️ Il n’est pas possible d’envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 sur une même date.
Cliquer sur ce bouton “Envoyer vers Asterio”, pour faire apparaître le tableau récapitulatif de la réservation :
Dans ce volet, vous aurez accès à plusieurs informations :
- Cliquer sur “Envoyer la réservation”. Vous pouvez suivre l’état du transfert de vos produits vers le PMS via la colonne Statut à droite du tableau.
A la fin du processus la référence de la réservation apparaît en haut du volet :
Le nom du groupe est défini comme :
<Nom Du Client><Check-in>-<Numero Dossier>
ou dans le cas où le Client est associé à une Entreprise
<Nom entreprise><Check-in> <Numero De Dossier>
💡 Un dossier déjà synchronisé, peut être envoyé de nouveau dans le PMS après chaque modification du devis.
💡 Lorsqu’un dossier est décliné par l’hôtelier dans Backyou, le groupe est annulé sur Asterio.
💡 Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut “Annulé” sur Asterio si l’option est active au niveau des paramètres de la connectivité.
Mettre à jour un dossier depuis Backyou
Une fois le dossier envoyé vers le PMS, possibilité d’envoyer les modifications après une mise à jour dans Backyou.
Liste des mises à jour possibles :
- Changement statut du dossier
- Modification quantité et prix
- Modification date de check-in
- Ajout/suppression de nuitées
💡 Une fois la date check-in atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer des mises à jour dans le PMS.
Après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour sur Asterio, le volet de transfert s’ouvre, et la liste des produits s’affiche avec un statut “A mettre à jour”, indiquant qu’une modification a été réalisée sur un ou plusieurs produit(s) et qu’il est possible de les mettre à jour dans le PMS.
Consulter une réservation sur Asterio
- Se connecter sur le back-office Asterio, et se rendre sur la liste des réservations et renseigner la référence Backyou dans le champ “Ref. externe (interface)” :
- Cliquez sur le picto
pour consulter le détail du dossier.
Pour les salles de réunion, envoi des réservations par jour et par créneaux (AM / PM) :
Pour les groupes envoyés en OPTION, le statut sur Asterio = Option (case à cocher). Lorsqu’ils seront confirmés depuis Backyou, la case “Option” sera décochée.
Envoyer des packages
Il est possible d'envoyer les packages sur Asterio. Les packages se composent de ressources de type chambre ou salle, et de produits additionnels (restauration, activité, etc.).
⚠️ Il faut obligatoirement une ressource pour pouvoir envoyer un package sur Asterio, et ainsi pouvoir regrouper les produits sur une seule ligne de facturation.
⚠️ La fonctionnalité "Subdiviser" n'est pas disponible pour les hébergements intégrés dans un package.
Dans notre exemple, le package "Journée d'étude" se compose d'une salle et de produits de restauration :
Depuis le volet de préparation au transfert, le package "Journée d'étude" s'affiche dans la liste des produits à transférer.
Pour pouvoir être envoyé vers le PMS, tous les produits du package doivent être associés à un produit de vente Asterio. Si ce n'est pas le cas, un message s'affiche en rouge, et vous invite à compléter votre configuration.
Sur Asterio, le package s'affiche sur une seule ligne dans le dossier et sur la facture :
Vous aurez également la possibilité de vérifier le contenu du package dans la composition du produit sur Asterio :
⚠️ Pour rappel, pour envoyer un dossier sur Asterio, il faudra obligatoirement une ressource de type chambre ou salle de réunion (intégrée dans un package ou non).
⚠️ Les produits d'un package sans ressource seront envoyés de manière individuelle sur le PMS (non regroupés sur la facture du PMS).
Envoyer des paiements
L’envoi du paiement se fait depuis l’échéancier de Backyou.
Possibilité de sélectionner plusieurs types de paiement.
⚠️ Ne pas oublier de réaliser le mapping des types de paiement dans les paramétrages connectivité.
Lorsque vous cliquez sur le bouton “Confirmer paiement”, affichage d’une pop-up avec possibilité d’envoyer ou non le paiement vers le PMS :
⚠️ Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé sur le PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera ”Virement”.
⚠️ Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.
Limitations
Récupération de données
Le système récupère 12 mois de données du PMS à compter de la date du jour. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.
Pas d’association contact / entreprise
Pas d’association avec une entreprise lors de la création du contact (limitation de l’API, qui nous empêche de vérifier l’existence de l’entreprise).
Envoi des produits additionnels
Les produits additionnels (autres qu’un hébergement ou une salle de réunion) ne peuvent être envoyés que pour des dossiers avec de l’hébergement ou une salle de réunion.
Il sera impossible d’envoyer un produit additionnel sur une date non couverte par de l’hébergement ou une salle de réunion.
Il sera également impossible d'envoyer un dossier intégrant exclusivement un package sans ressource (chambre ou salle).
Par exemple : 5 chambres le 20/05 ⇒ 5 dîners le 20/05 OK mais pas la veille ou le lendemain.
Plannings hébergement ou salle uniquement
Il sera possible d’envoyer les produits de type chambre ou salle de réunion, respectivement sur les plannings hébergement ou salle prévus à cet effet sur le PMS.
L’intégration de produits sur d’autres plannings Asterio est impossible pour le moment.
Créneaux d’envoi des salles de réunion
L’envoi des salles de réunion se fera par créneaux d’une 1/2 journée.
Il ne sera pas possible d’envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 sur une même date.
Pas d’envoi des réductions globales
L’envoi des réductions globales vers Asterio n’est pas possible via l’API.
Subdivision impossible dans un package
La fonctionnalité "Subdiviser" est indisponible dans un package.
F.A.Q.
Le bouton pour envoyer/modifier une réservation au PMS ne s’affiche pas
| CAUSE | SOLUTION |
|---|---|
| Le dossier n’a subi aucune modification (quantité / prix / changement de statut). | Faire une modification sur le dossier et vérifier que le bouton apparaît ou utiliser le bouton “Etat du transfert”. |
| La date de check-in est atteinte ou dépassée. | Vous ne pouvez plus envoyer de dossier une fois la date de check-in atteinte. |
Ma réservation a été automatiquement annulée
| CAUSE | SOLUTION |
|---|---|
| Le dossier était sous option jusqu’au jour de l’annulation OU le client a décliné l’offre. | Pour que les réservations ne s’annulent pas automatiquement, il faut décocher “Annuler automatiquement le dossier dans le PMS si le client décline l'offre” dans le paramétrage de la connectivité au niveau de la fiche hôtel. |
Ma réservation ne s’est pas annulée dans le PMS
| CAUSE | SOLUTION |
|---|---|
| Le dossier était ouvert côté Asterio. | Pour que l’annulation du dossier Backyou soit prise en compte dans le PMS, le dossier ne doit pas être ouvert. Si c’est le cas, il faudra annuler le dossier manuellement dans le PMS. |
Envoi de dossiers en doublon
Synchronisation des demandes de Backyou vers le PMS uniquement : un dossier créé dans Asterio ne sera pas mis à jour dans Backyou. Ainsi, si par la suite ce même dossier est synchronisé depuis Backyou, cela créera un doublon dans le PMS.
Erreur 423 - dossier ouvert sur Asterio
| CAUSE | SOLUTION |
|---|---|
| Le dossier est ouvert dans le PMS. | Ferme le dossier dans le PMS pour pouvoir synchroniser le dossier Backyou. |
Il manque des produits additionnels
| CAUSE | SOLUTION |
|---|---|
| Il y a une erreur de paramétrage du PMS. | Contacter l’équipe Asterio pour qu’ils vérifient la configuration des produits de vente dans le PMS. |