La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos chambres, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.
Sommaire :
Depuis le 28 mars, la synchronisation des disponibilités d'Asterio a été temporairement désactivée sur Backyou en raison d'un incident identifié. Nos équipes travaillent activement à la résolution de ce problème afin d'assurer un fonctionnement plus fiable et plus stable.
Introduction
La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio vous permettra de vérifier la disponibilité et les prix de vos chambres, et d'envoyer des réservations de groupe et des annulations.
Les réservations concernent les chambres, les salles de réunion, la restauration (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.) et d'autres produits.
💡Le PMS envoie 12 mois de données à Backyou à partir de la date à laquelle la demande de données est faite. L'API limite donc la récupération des données (disponibilités et prix), et il est impossible d'envoyer des réservations après ce délai.
💡 Le flux de données entre Backyou et Asterio est unidirectionnel. Les mises à jour effectuées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou. Il est fortement déconseillé d'agir sur Asterio tant que le dossier n'est pas clôturé sur Backyou.
Paramètres Backyou
Pour assurer un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plates-formes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d'écran.
Transmission of identifiers
A ce stade, merci de nous indiquer si vous êtes rattaché à un compte multi-propriétés sur votre PMS.
Pour activer la connectivité, veuillez contacter l'équipe d'Asterio au préalable. Notre équipe conviendra avec eux d'une date pour mettre en place la connectivité, configurer l'interface et effectuer un test de transfert.
💡Veuillez prévoir environ 2 semaines pour l'activation de votre compte, avant de pouvoir commencer les premiers tests de connectivité. Nous vous informerons dès que votre compte aura été créé.
Paramètres PMS
Paramètres du canal de vente
Vérifiez que le canal de vente BACKYOU a été créé dans Paramètres > Paramètres du canal de vente > Canaux :
Configuration de l'overbooking
Par défaut, la surréservation ne sera pas autorisée lors de la synchronisation avec le PMS. Pour autoriser l'overbooking, vous devez modifier le paramètre suivant dans Asterio :
Paramètres > Paramètres généraux > Administration de splannings >Overbooking :
- Choisissez une ressource d'hébergement
- Saisissez les dates de overbooking
- Saisissez le nombre de chambres par catégorie que vous souhaitez overbooker
- Saisissez le plafond total (correspond au nombre maximum d'overbooking autorisées).
Paramètres Backyou
Depuis le menu principal de Backyou, allez dans « Etablissements > Produits > Paramètres de connectivité » - les paramètres sont spécifiques à chaque hôtel.
Consultation des tarifs
Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut lors de l'affichage du calendrier.
Date limite de transfert
Envoyer un paiement au PMS, une fois qu'un paiement a été confirmé dans le calendrier de Backyou.
Annulation automatique
Vous pouvez choisir d'annuler automatiquement ou non le dossier dans le PMS lorsque le client refuse l'offre.
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Correspondance des produits
Configurez la sélection des correspondances entre les produits Backyou et Asterio pour les salles.
Pour chaque type de produit, un indicateur montre l'état de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :
- Pour les chambres et les salles de réunion -> sélection du produit et du tarif par défaut.
- Pour tous les produits de restauration et autres produits -> sélection d'un produit par défaut.
💡 Pour gagner du temps, vous pouvez appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, en utilisant le bouton « Appliquer à tous ».
💡 Pour pouvoir envoyer des packages à Asterio (résidentiel / séminaire), tous les produits qui composent ces colis doivent être associés à un produit Asterio.
Filtres de mappage préconfigurés :
Possibilité de désactiver globalement l'envoi de produits dans Asterio. Ainsi, lors de l'envoi d'une réservation au PMS, ces produits seront désactivés par défaut et ne seront donc pas envoyés au PMS.
Fonctionnalités
Vérifier la disponibilité et les tarifs de Backyou
- Ouvrez un dossier et cliquez sur le bouton « Disponibilité » :
- Le calendrier affiche les disponibilités aux dates de la demande :
💡 Les données seront synchronisées automatiquement à partir d'Asterio, afin d'intégrer les mises à jour des actions et des prix (synchro toutes les 5 minutes).
Synchroniser les fichiers avec le PMS
Envoyer un fichier depuis Backyou
💡 Important: les dossiers qui peuvent être transférés vers le PMS sont les dossiers en option ou réservés, dont le check-in n'a pas encore été atteint.
- Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquez sur le filtre « A envoyer au PMS » :
- Ouvrez le dossier à transférer vers Asterio, et le bouton « Envoyer à Asterio » apparaît dans le panneau de droite :
- Cliquez sur le bouton « Envoyer à Asterio » pour afficher le tableau récapitulatif des réservations :
Dans cette section, vous aurez accès à plusieurs informations :
- La liste des produits à transférer vers le PMS,
- La liste des produits à transférer vers le PMS,
- Pour chaque produit et par date :
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- Prix total envoyé (hors remises -> appliquées au moment de l'expédition),
- Quantité,
- Disponibilité sur le PMS,
- Correspondance sur Asterio : produit / prix (cette information sera pré-remplie si une pré-configuration a été effectuée au préalable),
- Case à cocher pour envoyer (ou non) le produit vers le PMS,
- Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - des informations complémentaires telles que la date et l'heure du transfert sont affichées au survol de la page.
- Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton « Update avail » en haut à droite du volet, avec la date de la dernière synchronisation.
💡Important : les prix envoyés à Asterio seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, quel que soit le tarif sélectionné ici.
⚠️ L'envoi de chambres pour overbooking n'est possible depuis l'API que si vous avez configuré Asterio pour le faire. Pour éviter le surbooking, vous pouvez subdiviser vos produits overbookés directement depuis le devis, au niveau du produit.
⚠️ Il n'est pas possible d'envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 à la même date.
-
- Cliquez sur « Envoyer la réservation ». Vous pouvez suivre le statut du transfert de vos produits vers le PMS via la colonne Statut à droite du tableau.
À la fin du processus, la référence de la réservation apparaît en haut du volet :
Le nom du groupe est défini comme suit :
<Nom du client><Check-in>-<Numéro du dossier>
ou, dans le cas où le client est associé à une entreprise
<Nom de l'entreprise><Check-in> <Numéro de dossier>.
💡 Un dossier déjà synchronisé peut être renvoyé à PMS après chaque modification de devis.
💡 Lorsqu'un dossier est refusé par l'hôtelier dans Backyou, le groupe est annulé sur Asterio.
💡 Lorsqu'un dossier est refusé par le client dans Backyou, la réservation passe au statut « Annulé » sur Asterio si l'option est active dans les paramètres de connectivité.
Mettre à jour un dossier depuis Backyou
Une fois le dossier envoyé au PMS, vous pouvez envoyer des modifications après une mise à jour dans Backyou.
Liste des mises à jour possibles :
- Changement de statut du dossier
- Modification de la quantité et du prix
- Modification de la date d'arrivée
- Ajout/suppression de nuitées
💡 Une fois la date de check-in atteinte, il ne sera plus possible d'envoyer des mises à jour au PMS.
Après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour dans Asterio, le volet de transfert s'ouvre et la liste des produits s'affiche avec un statut « A mettre à jour », indiquant qu'une modification a été apportée à un ou plusieurs produit(s) et qu'il est possible de les mettre à jour dans le PMS.
Visualiser les dossiers envoyés au PMS depuis Backyou
Le filtre « Envoyés au PMS » permet de visualiser les dossiers envoyés au PMS.
Visualiser une réservation sur Asterio
- Connectez-vous au back-office Asterio, accédez à la liste des réservations et saisissez la référence Backyou dans le champ « Réf. externe (interface) » :
- Cliquez sur le pictogramme
pour afficher les détails du fichier.
Pour les salles de réunion, envoyez les réservations par jour et par tranche horaire (AM/PM) :
Pour les groupes envoyés en tant qu'OPTION, le statut sur Asterio = Option (case à cocher). Lorsqu'ils sont confirmés par Backyou, la case « Option » est décochée.
Envoyer des packages
Il est possible d'envoyer des packages à Asterio. Les packages sont constitués de ressources telles que des salles et des produits complémentaires (restauration, activités, etc.).
⚠️Vous avez besoin d'une ressource pour envoyer un paquet à Asterio.
Dans notre exemple, le package 'Journée d'étude' est composé d'une salle et de produits de restauration :
Dans le volet de préparation du transfert, le package « Journée d'étude » est affiché dans la liste des produits à transférer.
Pour pouvoir être envoyé au PMS, tous les produits du package doivent être associés à un produit de vente Asterio. Si ce n'est pas le cas, un message s'affiche en rouge, vous invitant à compléter votre configuration.
Sur Asterio, le paquet est affiché sur une seule ligne dans le fichier et sur la facture :
Vous pouvez également vérifier le contenu de l'emballage dans la composition du produit sur Asterio :
⚠️ Pour envoyer un fichier à Asterio, vous aurez besoin d'une ressource telle qu'une salle ou une salle de réunion (qui peut ou non faire partie d'un paquet).
Envoi de paiements
Les paiements sont envoyés à partir du calendrier de paiement de Backyou.
Il est possible de sélectionner plusieurs types de paiement.
⚠️ N'oubliez pas de définir les types de paiement dans les paramètres de connectivité*.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Confirmer le paiement », une fenêtre pop-up apparaît, vous permettant de choisir d'envoyer ou non le paiement au PMS :
Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé au PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera « Transfert ».
⚠️Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou
Limitations
Récupération des données
Le système récupère 12 mois de données du PMS à partir de la date actuelle. L'API limite donc la récupération des données (disponibilités et prix) et il est impossible d'envoyer des réservations après cette période.
Pas d'association contact/société
Pas d'association avec une entreprise lors de la création du contact (limitation de l'API qui nous empêche de vérifier l'existence de l'entreprise).
Envoi de produits supplémentaires
L'envoi de produits complémentaires (autres que l'hébergement ou la salle de réunion) n'est possible que pour les dossiers comportant un hébergement ou une salle de réunion.
Il sera impossible d'envoyer un produit complémentaire à une date non couverte par un hébergement ou une salle de réunion.
Par exemple : 5 chambres le 20/05 ⇒ 5 dîners le 20/05 OK mais pas la veille ni le lendemain.
Horaires de l'hébergement ou de la salle de réunion uniquement
Il sera possible d'envoyer des produits du type chambre ou salle de réunion, respectivement, sur les plannings d'hébergement ou de salle de réunion prévus à cet effet sur le PMS.
Il est actuellement impossible d'intégrer des produits dans d'autres plannings Asterio.
Créneaux d'envoi des salles de réunion
Les salles de réunion seront envoyées par tranches d'une demi-journée.
Il ne sera pas possible d'envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 à la même date.
Remises globales non envoyées
Les remises globales ne peuvent pas être envoyées à Asterio via l'API.
F.A.Q.
Le bouton permettant d'envoyer/modifier une réservation vers le PMS n'est pas affiché.
Ma réservation a été automatiquement annulée
Ma réservation n'a pas été annulée dans le PMS
Envoi de fichiers en double
Synchronisation des demandes de Backyou vers PMS uniquement : un dossier créé dans Asterio ne sera pas mis à jour dans Backyou. Ainsi, si ce même dossier est synchronisé par la suite depuis Backyou, il créera un doublon dans le PMS.
Erreur 423 - dossier ouvert sur Asterio
Il manque des produits supplémentaires