Des mails sont envoyés régulièrement aux membres du staff, ils vous permettent de communiquer plus facilement avec votre équipe et de les tenir informés régulièrement des informations qui les concernent.
Introduction :
Backyou envoie des emails à vos clients, aux membres du staff et à vous-même tout au long du processus de réservation. Leur but est de garantir l'envoi de toutes les informations nécessaires à toutes les parties au bon moment. L'envoi des emails peut être déclenché par une action de votre part ou de celle de votre client. Il peut également être déclenché après un délai, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement par exemple, et ce sans votre intervention. Dans plusieurs situations, vous avez la possibilité de ne pas notifier le client, ou encore de personnaliser l'email. Il est donc primordial d'avoir une certaine connaissance de ces emails.
Obligatoire : Un email est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit depuis les paramètres ou depuis chaque dossier avec l'option "Partagé avec les membres du staff".
Modifiable : Un email est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, que ce soit depuis les paramètres ou depuis chaque dossier en ajoutant directement du texte ou un template.
Automatique : Un email est automatique si son envoi ne dépend pas d'une action de votre part. Un email envoyé après une action du client ou suite à un délai est automatique.
Liste des contenus dynamiques/shortcodes/variables de remplacement :
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_CLIENT_ |
Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
| _TELEPHONE_ | Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _MAIL_ | Mail de l'hôtelier |
Sommaire :
Module structure de compte
Ajout d'un nouveau membre du staff
| Non modifiable et obligatoire. | |
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Envoyé à : Membre du staff (celui qui vient d'être ajouté) Objet : _HOTEL_ : Votre compte Backyou _ADMIN_ vous invite à rejoindre votre équipe sur Backyou Vos identifiants : |
Ce mail est envoyé au membre du staff que vous venez d'ajouter à l'équipe. |
Module de tâches
Assignation d'une tâche
| Non modifiable et obligatoire. | |
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Envoyé à : Membre du staff (celui à qui a été confiée la tâche) Objet : Nouvelle tâche attribuée Une nouvelle tâche vous a été attribuée. |
Ce mail est envoyé à la personne à qui la tâche est attribuée lorsqu'une personne crée une tâche et l'attribue à quelqu'un d'autre qu'à elle-même. |
Module de fiches de fonction
Une fiche de fonction est partagée
| Modifiable et optionnel. | |
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Envoyé à : Membre du staff concernés par la fiche de fonction (évènement ou produit) Objet : _CLIENT_ : nouvelle fiche de fonction pour _CLIENT_ Nouvelle fiche de fonction pour _CLIENT_ Cette fiche de fonction concerne un séjour du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ _Fiche de fonction en pièce jointe_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) du staff présent(s) dans la fiche de fonction si celle-ci est partagée aux membres du staff. |
Une fiche de fonction n'est plus partagée
| Non modifiable et obligatoire. | |
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Envoyé à : Membre du staff (tous les membres du staff qui étaient concernés par la fiche de fonction (évènement ou produit) Objet : _CLIENT_ : une fiche de fonction n'est plus partagée La fiche de fonction de _CLIENT_ n'est plus partagée avec vous Il s'agit d'un événement qui aura lieu du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) du staff avec qui la fiche de fonction était partagée lorsqu'elle n'est plus partagée. |
Ajout d'un membre à une fiche de fonction
| Modifiable et optionnel. | |
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Envoyé à : Membre du staff (celui qui a été ajouté à la fiche de fonction) Objet : _CLIENT_ : vous avez été ajouté sur une fiche de fonction Vous avez été ajouté sur la fiche de fonction de _CLIENT_ Il s'agit d'un événement qui aura lieu du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ _Fiche de fonction en pièce jointe_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) que vous ajoutez à une fiche de fonction partagée aux membres du staff. |
Retirer un membre d'une fiche de fonction
| Non-modifiable et obligatoire. | |
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Envoyé à : Membre du staff (celui qui a été retiré de la fiche de fonction) Objet : _CLIENT_ : vous avez été retiré d'une fiche de fonction Vous avez été retiré de la fiche de fonction de _CLIENT_ Vous avez été retiré de la fiche de fonction de _CLIENT_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) du staff retiré(s) d'une fiche de fonction partagée avec les membres du staff. |
Evènement retiré d'une fiche de fonction
| Non-modifiable et optionnel. | |
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Envoyé à : Membre du staff (concernés par l'évènement) Objet : _CLIENT_ : événement supprimé Vous avez été retiré d'un événement sur la fiche de fonction du groupe de _CLIENT_ Cette fiche de fonction concerne un séjour au _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) du staff concerné(s) par l'événement retiré lorsque la fiche de fonction est partagée avec les membres du staff et que vous supprimez un événement. |
Modification d'une fiche de fonction
| Modifiable et optionnel. | |
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Envoyé à : Membre du staff ceux concernés par la fiche de fonction (évènement ou produit) Objet : _CLIENT_ : une fiche de fonction a été modifiée Fiche de fonction modifiée pour _CLIENT_ Cette fiche de fonction concerne un séjour du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ _Fiche de fonction en pièce jointe_ |
Ce mail est envoyé au(x) membre(s) du staff présent(s) dans la fiche de fonction si celle-ci est partagée aux membres du staff et si vous cochez la case "informer les membres du staff". |
Partage simultané de plusieurs fiches de fonction
| Modifiable et optionnel. | |
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Envoyé à : Membres du staff ( ceux qui sont concernés par plusieurs fiches de fonction dans celles partagées) Objet : _HOTEL_ - Des fiches de fonction ont été partagées _HOTEL_ _Fiche de fonction en pièce jointe_ |
Ce mail est envoyé aux membres du staff concernés par plusieurs fiches de fonction lorsque vous effectuez une action groupée sur certaines d'entre elles. |