Des emails sont envoyés à vos clients tout au long du tunnel de réservation, certains emails font suite à une action de votre part ou de celle de votre client, tandis que d'autres sont envoyés automatiquement.
Introduction:
Backyou envoie des e-mails à vos clients, à votre personnel et à vous-même tout au long du processus de réservation. L'objectif est de s'assurer que toutes les parties disposent des informations dont elles ont besoin au bon moment. Les e-mails peuvent être déclenchés par une action de votre part ou de celle de votre client. Ils peuvent également être déclenchés après un retard, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement, par exemple, sans aucune intervention de votre part. Dans de nombreuses situations, vous avez la possibilité de ne pas avertir le client ou de personnaliser l'e-mail. Il est donc important d'avoir une certaine connaissance de ces e-mails.
Obligatoire : Un e-mail est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit à partir des paramètres ou de chaque fichier comportant une case « Notifier le client par e-mail ».
Modifiable : Un e-mail est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, soit à partir des paramètres, soit à partir de chaque fichier en ajoutant directement du texte ou un modèle.
Automatique : Un courriel est automatique si son envoi ne dépend d'aucune action de votre part. Un email envoyé après une action ou un retard du client est automatique.
| _CLIENT_ | Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
|
_TELEPHONE_ |
Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _EMAIL_ | Adresse email de l'hôtelier |
| _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ | Titre du contrat cadre |
Sommaire :
- Refus de modification
- Confirmation de la modification des dates de séjour
- Refus de modifier les dates de séjour
- Refus de modification (négociation)
- Visuels
Confirmation de modification
| Modifiable, non automatique et facultative. | Avant de confirmer la modification, vous pouvez décocher « Notifier le client par e-mail » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Subject : _HOTEL_ : Votre réservation a été modifiée _HOTEL_ a mis à jour votre réservation _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous acceptez une demande de modification. |
Refus de modification
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Votre demande d'offre actualisée a été refusée L'hôtel _HOTEL_ a refusé votre demande d'offre actualisée. Malheureusement, _HOTEL_ ne peut pas mettre à jour son offre ; veuillez lui faire savoir si vous êtes toujours intéressé par son offre initiale. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous refusez une demande de modification. |
Modification des dates de séjour
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant de confirmer la modification, vous pouvez décocher « Notifier le client par email » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Objet :_HOTEL_ : Les dates de votre séjour ont été modifiées Hôtel : Les dates de votre séjour ont été modifiées. Votre séjour était initialement prévu du _OLD_CHECKIN_ au _OLD_CHECKOUT_ mais a été modifié du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous modifiez les dates de son séjour, même avant de lui faire une offre. |
Confirmation de la modification des dates de séjour
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Demande de modification de l'enregistrement acceptée Demande de modification d'enregistrement acceptée Votre séjour initialement prévu du _OLD_CHECKIN_ au _OLD_CHECKOUT_ a été modifié du _NEW_CHECKIN_ au _NEW_CHECKOUT_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous acceptez une demande de modification que le client a faite sur son espace. |
Refus de modifier les dates de séjour
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Modification d'un check in refusé Modification du check in refusé Votre demande de modification de séjour de _OLD_CHECKIN_ à _OLD_CHECKOUT_ a été refusée. _Offer summary framework_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'une réservation en cours lorsque vous refusez la demande d'un client de modifier les dates de son séjour. |
Refus de modification (négociation)
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier en cours de négociation lorsque vous refusez sa demande. |
Visuels
Visuel d'un cadre récapitulatif d'une offre
Visuel d'un échéancier de paiement
Visuel d'une signature électronique d'hôtel
