Des emails sont envoyés à vos clients tout au long du tunnel de réservation, certains emails font suite à une action de votre part ou de celle de votre client, tandis que d'autres sont envoyés automatiquement.
Introduction:
Backyou envoie des e-mails à vos clients, à votre personnel et à vous-même tout au long du processus de réservation. L'objectif est de s'assurer que toutes les parties disposent des informations dont elles ont besoin au bon moment. Les e-mails peuvent être déclenchés par une action de votre part ou de celle de votre client. Ils peuvent également être déclenchés après un retard, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement, par exemple, sans aucune intervention de votre part. Dans de nombreuses situations, vous avez la possibilité de ne pas avertir le client ou de personnaliser l'e-mail. Il est donc important d'avoir une certaine connaissance de ces e-mails.
Obligatoire : Un e-mail est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit à partir des paramètres ou de chaque fichier comportant une case « Notifier le client par e-mail ».
Modifiable : Un e-mail est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, soit à partir des paramètres, soit à partir de chaque fichier en ajoutant directement du texte ou un modèle.
Automatique : Un courriel est automatique si son envoi ne dépend d'aucune action de votre part. Un email envoyé après une action ou un retard du client est automatique.
| _CLIENT_ | Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
|
_TELEPHONE_ |
Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _EMAIL_ | Adresse email de l'hôtelier |
| _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ | Titre du contrat cadre |
Sommaire :
- Confirmation de la demande de devis (par l'hôtelier)
- Confirmation de la demande de devis (par le client)
- Envoi d'une offre
- Confirmation de la réservation
- Refus d'une demande de devis
- Annulation d'une réservation
- Visuels
Confirmation de la demande de devis (par l'hôtelier)
| Non modifiable, non automatique et facultatif. | Lors de la finalisation d'une nouvelle demande, cochez ou décochez la case « Envoyer un accusé de réception au client ». |
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Envoyé à : Client
|
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous créez une demande de devis. |
Confirmation de la demande de devis (par le client)
| Non modifiable, automatique et obligatoire. | |
|
Envoyé à : Client _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier en cours lorsqu'il crée une demande de devis à partir de vos formulaires de demande ou de son espace. |
Envoi d'une offre
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant de publier l'offre, vous pouvez décocher « Prévenir le client » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : Hôtelier Objet : Nouvelle offre : _HOTEL_ Nouvelle offre : _HOTEL_ _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsqu'une offre est envoyée. |
Confirmation de la réservation
| Modifiable, non automatique et facultative. | Avant de confirmer la réservation, vous pouvez décocher « Notifier le client par e-mail » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Objet : _HOTEL_, Confirmation de réservation _HOTEL_ : votre réservation pour _CHECKIN_ à _CHECKOUT_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lors de la réservation d'un dossier. |
Refus de demande de devis
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Après avoir sélectionné le motif de refus, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par e-mail », ou préciser le motif de refus, mais aussi choisir un modèle de message et/ou ajouter du texte dans la section message. |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : demande refusée L'hôtel a refusé votre demande de _CHECKIN_ à _CHECKOUT_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous annulez une demande en cours ou en attente. |
| Modifiable, non automatique et facultative. | Après avoir sélectionné le motif de refus, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par e-mail », ou préciser le motif de refus, mais aussi choisir un modèle de message et/ou ajouter du texte dans la section message. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à votre client lorsque vous annulez une réservation. |
Visuels
Visuel d'un cadre récapitulatif d'une offre
Visuel d'un échéancier de paiement
Visuel d'une signature électronique d'hôtel
