Des emails sont envoyés à vos clients tout au long du tunnel de réservation, certains emails font suite à une action de votre part ou de celle de votre client, tandis que d'autres sont envoyés automatiquement.
Introduction:
Backyou envoie des e-mails à vos clients, à votre personnel et à vous-même tout au long du processus de réservation. L'objectif est de s'assurer que toutes les parties disposent des informations dont elles ont besoin au bon moment. Les e-mails peuvent être déclenchés par une action de votre part ou de celle de votre client. Ils peuvent également être déclenchés après un retard, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement, par exemple, sans aucune intervention de votre part. Dans de nombreuses situations, vous avez la possibilité de ne pas avertir le client ou de personnaliser l'e-mail. Il est donc important d'avoir une certaine connaissance de ces e-mails.
Obligatoire : Un e-mail est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit à partir des paramètres ou de chaque fichier comportant une case « Notifier le client par e-mail ».
Modifiable : Un e-mail est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, soit à partir des paramètres, soit à partir de chaque fichier en ajoutant directement du texte ou un modèle.
Automatique : Un courriel est automatique si son envoi ne dépend d'aucune action de votre part. Un email envoyé après une action ou un retard du client est automatique.
| _CLIENT_ | Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
|
_TELEPHONE_ |
Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _EMAIL_ | Adresse email de l'hôtelier |
| _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ | Titre du contrat cadre |
Sommaire :
- Envoi des rgpd
- Anonymisation manuelle du client
- Anonymisation automatique des clients
- Message direct à un client
- Visuels
Envoi des rgpd
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Si vous avez choisi d'activer la fonctionnalité « envoi automatique des consentements RGDP » dans Paramètres>Confidentialité, les clients recevront automatiquement cet e-mail lors de la création de leur compte client. Le texte du RGDP sera celui saisi dans Paramètres>Confidentialité>Message de consentement RGDP envoyé par email. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé aux clients qui n'ont pas encore reçu cet e-mail lorsque vous envoyez le RGDP depuis les paramètres de confidentialité ou automatiquement lors de la création de leur compte client. si vous avez choisi d'activer la fonction « envoi automatique des consentements RGDP » depuis les paramètres. |
Anonymisation manuelle des clients
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Suppression des données personnelles du compte client Nous vous informons que les données personnelles liées à votre compte ont été supprimées. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé à un client lorsque vous choisissez « anonymiser le client » sur son compte. |
Anonymisation automatique du client
| Non modifiable, automatique et obligatoire. | La durée d'inactivité qui entraîne l'anonymisation automatique d'un client est paramétrable dans Paramètres>Confidentialité> Anonymiser automatiquement les données personnelles des clients inactifs depuis plus de * ans. Vous pouvez également choisir le délai d'envoi de l'e-mail d'avertissement avant l'anonymisation effective dans Paramètres>Confidentialité>Envoi d'un e-mail d'avertissement aux clients ** jours avant l'anonymisation. |
| Envoyé à : Client Objet : Avertissement de suppression des données personnelles Bonjour, Votre compte client est inactif depuis près de _INACTIVE_PERIOD_ ans. Conformément à notre politique de gestion des données personnelles, nous vous informons que sans aucune action de votre part, vos données personnelles seront automatiquement supprimées le _DATE_INACTIVITE_. Si vous souhaitez conserver l'accès à votre compte et à vos données, veuillez vous connecter à votre espace au moins une fois avant la date _INACTIVITE_DATE_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé aux clients qui ont été inactifs pendant un certain temps, peu avant la suppression de leur espace et de leurs données. Cela leur donne la possibilité d'empêcher la suppression de leurs données en se connectant à leur espace, ou de ne rien faire pour accepter la suppression. Vous pouvez définir cette période d'inactivité à partir de myspace/providers/settings/privacy. |
Message direct à un client
| Modifiable, non automatique et obligatoire. | Vous pouvez choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à partir de la fonction Message/Historique disponible sur chaque dossier, qui permet d'envoyer un e-mail selon un modèle prédéfini ou d'en personnaliser complètement le contenu. |
Visuels
Visuel d'un cadre récapitulatif d'une offre
Visuel d'un échéancier de paiement
Visuel d'une signature électronique d'hôtel
