Des emails sont envoyés à vos clients tout au long du tunnel de réservation, certains emails font suite à une action de votre part ou de celle de votre client, tandis que d'autres sont envoyés automatiquement.
Introduction:
Backyou envoie des e-mails à vos clients, à votre personnel et à vous-même tout au long du processus de réservation. L'objectif est de s'assurer que toutes les parties disposent des informations dont elles ont besoin au bon moment. Les e-mails peuvent être déclenchés par une action de votre part ou de celle de votre client. Ils peuvent également être déclenchés après un retard, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement, par exemple, sans aucune intervention de votre part. Dans de nombreuses situations, vous avez la possibilité de ne pas avertir le client ou de personnaliser l'e-mail. Il est donc important d'avoir une certaine connaissance de ces e-mails.
Obligatoire : Un e-mail est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit à partir des paramètres ou de chaque fichier comportant une case « Notifier le client par e-mail ».
Modifiable : Un e-mail est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, soit à partir des paramètres, soit à partir de chaque fichier en ajoutant directement du texte ou un modèle.
Automatique : Un courriel est automatique si son envoi ne dépend d'aucune action de votre part. Un email envoyé après une action ou un retard du client est automatique.
| _CLIENT_ | Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
|
_TELEPHONE_ |
Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _EMAIL_ | Adresse email de l'hôtelier |
| _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ | Titre du contrat cadre |
Sommaire :
- Module de gestion des demandes
- Module Group Series
- Module fiche de fonction
- Module facture
- Module échéancier de paiement
- Module Central Desk
- Module e-mails
- Module contrat cadre
- Visuels
Module de gestion des demandes
Devis et réservation
Confirmation de la demande de devis (par l'hôtelier)
| Non modifiable, non automatique et facultatif. | Lors de la finalisation d'une nouvelle demande, cochez ou décochez la case « Envoyer un accusé de réception au client ». |
|
Envoyé à : Client
|
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous créez une demande de devis. |
Confirmation de la demande de devis (par le client)
| Non modifiable, automatique et obligatoire. | |
|
Envoyé à : Client _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier en cours lorsqu'il crée une demande de devis à partir de vos formulaires de demande ou de son espace. |
Envoi d'une offre
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant de publier l'offre, vous pouvez décocher « Prévenir le client » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : Hôtelier Objet : Nouvelle offre : _HOTEL_ Nouvelle offre : _HOTEL_ _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsqu'une offre est envoyée. |
Confirmation de la réservation
| Modifiable, non automatique et facultative. | Avant de confirmer la réservation, vous pouvez décocher « Notifier le client par e-mail » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Objet : _HOTEL_, Confirmation de réservation _HOTEL_ : votre réservation pour _CHECKIN_ à _CHECKOUT_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lors de la réservation d'un dossier. |
Refus de demande de devis
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Après avoir sélectionné le motif de refus, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par e-mail », ou préciser le motif de refus, mais aussi choisir un modèle de message et/ou ajouter du texte dans la section message. |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : demande refusée L'hôtel a refusé votre demande de _CHECKIN_ à _CHECKOUT_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous annulez une demande en cours ou en attente. |
| Modifiable, non automatique et facultative. | Après avoir sélectionné le motif de refus, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par e-mail », ou préciser le motif de refus, mais aussi choisir un modèle de message et/ou ajouter du texte dans la section message. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à votre client lorsque vous annulez une réservation. |
Options
Refuser une option
|
Non modifiable, non automatique et obligatoire. |
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|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous refusez une demande d'option. |
Confirmation de l'option
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : _REF_ : Option acceptée L'hôtel _HOTEL_ a confirmé votre option jusqu'au _DATE_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous créez ou modifiez une option. |
Relance d'option
| Non modifiable, automatique et obligatoire. | |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est automatiquement envoyé au client 2 jours avant la fin de l'option. |
Annulation de l'option
| Modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : _REF_ : annulation de l'option L'hôtel a annulé votre option _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier avec une option lorsque vous annulez cette option. |
Modifications
Confirmation de modification
| Modifiable, non automatique et facultative. | Avant de confirmer la modification, vous pouvez décocher « Notifier le client par e-mail » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Subject : _HOTEL_ : Votre réservation a été modifiée _HOTEL_ a mis à jour votre réservation _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous acceptez une demande de modification. |
Refus de modification
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Votre demande d'offre actualisée a été refusée L'hôtel _HOTEL_ a refusé votre demande d'offre actualisée. Malheureusement, _HOTEL_ ne peut pas mettre à jour son offre ; veuillez lui faire savoir si vous êtes toujours intéressé par son offre initiale. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous refusez une demande de modification. |
Modification des dates de séjour
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant de confirmer la modification, vous pouvez décocher « Notifier le client par email » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Copie : Hôtelier Objet :_HOTEL_ : Les dates de votre séjour ont été modifiées Hôtel : Les dates de votre séjour ont été modifiées. Votre séjour était initialement prévu du _OLD_CHECKIN_ au _OLD_CHECKOUT_ mais a été modifié du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous modifiez les dates de son séjour, même avant de lui faire une offre. |
Confirmation de la modification des dates de séjour
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Demande de modification de l'enregistrement acceptée Demande de modification d'enregistrement acceptée Votre séjour initialement prévu du _OLD_CHECKIN_ au _OLD_CHECKOUT_ a été modifié du _NEW_CHECKIN_ au _NEW_CHECKOUT_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous acceptez une demande de modification que le client a faite sur son espace. |
Refus de modifier les dates de séjour
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Modification d'un check in refusé Modification du check in refusé Votre demande de modification de séjour de _OLD_CHECKIN_ à _OLD_CHECKOUT_ a été refusée. _Offer summary framework_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'une réservation en cours lorsque vous refusez la demande d'un client de modifier les dates de son séjour. |
Refus de modification (négociation)
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
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Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier en cours de négociation lorsque vous refusez sa demande. |
Module Group series
Group series: confirmation de réservation
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Modifiable, non automatique et obligatoire. |
Vous pouvez choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : Il est temps de finaliser votre réservation ! Bonne nouvelle, _HOTEL_ a confirmé votre réservation. IMPORTANT ! Cette réservation ne sera définitive qu'au retour du contrat signé. Vous trouverez le contrat et les conditions générales de vente en annexe. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous mettez un dossier en réserve après qu'un client ait demandé une réservation de son espace. |
Group series: soumission d'une offre
| Modifiable, non automatique et obligatoire. | Avant de publier l'offre, vous pouvez décocher « Prévenir le client » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : Nouveaux devis pour votre groupe ! Vous avez reçu une nouvelle offre de : _HOTEL_ Vous venez de recevoir une nouvelle offre d'hébergement pour votre groupe. Si l'hébergement ne vous convient pas, merci de nous le faire savoir en refusant le devis. Nous pourrons ainsi vous proposer des offres plus adaptées à vos attentes. _Hotel electronic signature_ |
Cet e-mail est envoyé au client lors de l'envoi d'une offre. |
Module de fiche de fonction
Demande de validation d'une fiche de fonction
| Non modifiable, non automatique et facultative. | |
| Envoyé à : Client Objet : Demande de validation de votre planning _HOTEL_ : demande de validation du planning de votre journée Cette validation de planning concerne votre séjour du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous choisissez de partager la fiche de fonction avec lui. |
Module Facture
Envoi d'une facture proforma
| Non modifiable, non automatique et facultatif. | |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : Votre facture proforma Facture proforma pour votre séjour du _DATE-CHECKIN_ au _DATE-CHECKOUT_. Encadré _Résumé de la réservation NB : N'oubliez pas que vous pouvez retrouver votre facture proforma directement dans votre espace. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier réservé lors de l'envoi de la facture proforma. |
Envoi de la facture finale
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : _HOTEL_ : votre facture Votre facture pour votre séjour Veuillez trouver ci-joint votre facture pour un séjour à _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_. NB : N'oubliez pas que vous pouvez consulter et télécharger votre facture directement dans votre espace. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier à facturer lorsque vous cliquez sur « générer la facture finale ». |
Module d'échéancier de paiement
Prochaine échéance dans 3 jours
| Non modifiable, automatique et optionnel. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement URGENT pour _HOTEL_. 3 jours avant la date limite de paiement URGENT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver avant _DATE_ECHEANCE_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 3 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant 'Ne pas envoyer de rappel de paiement'. |
Prochaine échéance dans 8 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement dans 8 jours 8 jours avant la date limite de paiement IMPORTANT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver au plus tard le _DATE_ECHEANCE_ (le délai peut être de 3 à 6 jours pour les virements bancaires, hors jours fériés et week-ends). Ce paiement concerne un séjour à _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ (Ref : _REFID_). _Echeancier_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 8 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant 'Ne pas envoyer de rappel de paiement'. |
Prochaine échéance dans 15 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
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Envoyé à : Client |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 15 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant « Ne pas envoyer de rappel de paiement ». |
Prochaine échéance dans 30 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement à 30 jours 30 jours avant la date limite de paiement IMPORTANT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver au plus tard le _DATE_ECHEANCE_ (le délai peut être de 3 à 6 jours pour les virements bancaires, hors jours fériés et week-ends). Ce paiement concerne un séjour à _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ (Ref : _REFID_). _Echeancier_ _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 30 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant « Ne pas envoyer de rappel de paiement ». |
Retard de paiement
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à un client lorsqu'il ne paie pas une échéance. Le client reçoit cet e-mail pour la première fois le jour de l'échéance, puis tous les deux jours jusqu'à ce que le paiement soit effectué. |
Création ou modification d'un calendrier de paiement
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant d'enregistrer les modifications, vous pouvez décocher « Notifier le client par email » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : Votre échéancier de paiement a été modifié _HOTEL_ a mis à jour votre échéancier de paiement _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier réservé lorsque vous modifiez l'échéancier de paiement. |
Confirmation de paiement
| Non modifiable, non automatique et facultative. | Avant d'enregistrer le paiement, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par email ». |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous validez un ou plusieurs paiements de l'échéancier. Vous pouvez choisir un modèle de message ou ajouter du texte dans la section message. |
Module Central Desk
Central desk: Confirmation de la clôture de la demande
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant de confirmer la clôture de la demande, vous pouvez décocher « Notifier le client par email » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : Nouveau message Bonjour, Nous vous confirmons la clôture de votre demande. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier qu'un central desk est en train de clôturer. |
Central desk: Message direct à un client
| Modifiable, non automatique et obligatoire. | Vous pouvez choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque le central lui envoie directement un message. |
E-mails système
Envoi des rgpd
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Si vous avez choisi d'activer la fonctionnalité « envoi automatique des consentements RGDP » dans Paramètres>Confidentialité, les clients recevront automatiquement cet e-mail lors de la création de leur compte client. Le texte du RGDP sera celui saisi dans Paramètres>Confidentialité>Message de consentement RGDP envoyé par email. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé aux clients qui n'ont pas encore reçu cet e-mail lorsque vous envoyez le RGDP depuis les paramètres de confidentialité ou automatiquement lors de la création de leur compte client. si vous avez choisi d'activer la fonction « envoi automatique des consentements RGDP » depuis les paramètres. |
Anonymisation manuelle des clients
| Non modifiable, non automatique et obligatoire. | |
| Envoyé à : Client Objet : Suppression des données personnelles du compte client Nous vous informons que les données personnelles liées à votre compte ont été supprimées. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé à un client lorsque vous choisissez « anonymiser le client » sur son compte. |
Anonymisation automatique du client
| Non modifiable, automatique et obligatoire. | La durée d'inactivité qui entraîne l'anonymisation automatique d'un client est paramétrable dans Paramètres>Confidentialité> Anonymiser automatiquement les données personnelles des clients inactifs depuis plus de * ans. Vous pouvez également choisir le délai d'envoi de l'e-mail d'avertissement avant l'anonymisation effective dans Paramètres>Confidentialité>Envoi d'un e-mail d'avertissement aux clients ** jours avant l'anonymisation. |
| Envoyé à : Client Objet : Avertissement de suppression des données personnelles Bonjour, Votre compte client est inactif depuis près de _INACTIVE_PERIOD_ ans. Conformément à notre politique de gestion des données personnelles, nous vous informons que sans aucune action de votre part, vos données personnelles seront automatiquement supprimées le _DATE_INACTIVITE_. Si vous souhaitez conserver l'accès à votre compte et à vos données, veuillez vous connecter à votre espace au moins une fois avant la date _INACTIVITE_DATE_. _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé aux clients qui ont été inactifs pendant un certain temps, peu avant la suppression de leur espace et de leurs données. Cela leur donne la possibilité d'empêcher la suppression de leurs données en se connectant à leur espace, ou de ne rien faire pour accepter la suppression. Vous pouvez définir cette période d'inactivité à partir de myspace/providers/settings/privacy. |
Message direct à un client
| Modifiable, non automatique et obligatoire. | Vous pouvez choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à partir de la fonction Message/Historique disponible sur chaque dossier, qui permet d'envoyer un e-mail selon un modèle prédéfini ou d'en personnaliser complètement le contenu. |
Module contrat cadre
Nouveau contrat cadre à signer
| Modifiable, obligatoire et non-automatique | |
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Objet: Nouveau contrat cadre : _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ _MESSAGE_ |
Cet email est envoyé au client lorsque le contrat est en attente de signature. |
Contrat validé
| Modifiable, optionnel et non-automatique. |
L'envoi de cet email peut être empêché si vous cliquer sur "Signer pour le client" en décochant la case "Notifier le client". Si le client signe son contrat, le mail est automatique, si vous le cocher à sa place, il ne l'est pas. Le responsable est en CC. |
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Objet: Un contrat cadre a été signé Un contrat a été signé par un client Bonjour, Le contrat, _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_, a été signé par votre client. _MESSAGE_ |
Cet email est envoyé au client lorsque le contrat est signé. |
Contrat résilié
| Modifiable, obligatoire et non-automatique. |
Cet email est automatique si le client résilie le contrat et ne l'est pas si vous le résiliez. Le responsable est en CC. |
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Objet: Un contrat cadre a été résilié Votre client a résilié un contrat Bonjour, Le contrat _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ a été résilié. |
Cet email est envoyé au client lorsque le contrat est résilié. |
