Des emails sont envoyés à vos clients tout au long du tunnel de réservation, certains emails font suite à une action de votre part ou de celle de votre client, tandis que d'autres sont envoyés automatiquement.
Introduction:
Backyou envoie des e-mails à vos clients, à votre personnel et à vous-même tout au long du processus de réservation. L'objectif est de s'assurer que toutes les parties disposent des informations dont elles ont besoin au bon moment. Les e-mails peuvent être déclenchés par une action de votre part ou de celle de votre client. Ils peuvent également être déclenchés après un retard, une période d'inactivité importante ou un retard de paiement, par exemple, sans aucune intervention de votre part. Dans de nombreuses situations, vous avez la possibilité de ne pas avertir le client ou de personnaliser l'e-mail. Il est donc important d'avoir une certaine connaissance de ces e-mails.
Obligatoire : Un e-mail est obligatoire si vous n'avez aucun moyen d'empêcher son envoi, que ce soit à partir des paramètres ou de chaque fichier comportant une case « Notifier le client par e-mail ».
Modifiable : Un e-mail est modifiable si vous avez la possibilité d'y ajouter du contenu, soit à partir des paramètres, soit à partir de chaque fichier en ajoutant directement du texte ou un modèle.
Automatique : Un courriel est automatique si son envoi ne dépend d'aucune action de votre part. Un email envoyé après une action ou un retard du client est automatique.
| _CLIENT_ | Prénom et Nom du client |
| _HOTEL_ | Nom de l'hôtel |
| _MONTANT_ | Prix |
| _CHECKIN_ | Date de début du séjour |
| _CHECKOUT_ | Date de fin du séjour |
| _DATE_ | Ajusté selon le contexte |
| _REF_ | Référence du dossier |
| _OLD_CHECKIN_ | Ancienne date de check in |
| _OLD_CHEKOUT_ | Ancienne date de check out |
| _DATE_ECHEANCE_ | Date de l'échéance du prochain paiement |
| _PERIODE_ | Période d'inactivité après laquelle un client est anonymisé |
|
_TELEPHONE_ |
Numéro de téléphone de l'hôtelier |
| _EMAIL_ | Adresse email de l'hôtelier |
| _FRAMEWORK_AGREEMENT_TITLE_ | Titre du contrat cadre |
Sommaire :
- Prochaine échéance dans 3 jours
- Prochaine échéance dans 8 jours
- Prochaine échéance dans 15 jours
- Prochaine échéance dans 30 jours
- Retard de paiement
- Créer ou modifier un échéancier de paiement
- Confirmation de paiement
- Visuels
Prochaine échéance dans 3 jours
| Non modifiable, automatique et optionnel. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement URGENT pour _HOTEL_. 3 jours avant la date limite de paiement URGENT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver avant _DATE_ECHEANCE_. _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 3 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant 'Ne pas envoyer de rappel de paiement'. |
Prochaine échéance dans 8 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement dans 8 jours 8 jours avant la date limite de paiement IMPORTANT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver au plus tard le _DATE_ECHEANCE_ (le délai peut être de 3 à 6 jours pour les virements bancaires, hors jours fériés et week-ends). Ce paiement concerne un séjour à _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ (Ref : _REFID_). _Echeancier_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 8 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant 'Ne pas envoyer de rappel de paiement'. |
Prochaine échéance dans 15 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 15 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant « Ne pas envoyer de rappel de paiement ». |
Prochaine échéance dans 30 jours
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
| Envoyé à : Client Objet : Paiement à 30 jours 30 jours avant la date limite de paiement IMPORTANT : Votre prochain paiement de _PRIX_ doit arriver au plus tard le _DATE_ECHEANCE_ (le délai peut être de 3 à 6 jours pour les virements bancaires, hors jours fériés et week-ends). Ce paiement concerne un séjour à _HOTEL_ du _CHECKIN_ au _CHECKOUT_ (Ref : _REFID_). _Echeancier_ _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est automatiquement envoyé aux clients dont le paiement est dû dans les 30 jours. Vous pouvez désactiver ce rappel en sélectionnant « Ne pas envoyer de rappel de paiement ». |
Retard de paiement
| Non modifiable, automatique et facultatif. | Avant de mettre le dossier en réserve, vous pouvez décocher la case « Activer les rappels de paiement du client », afin que le client ne reçoive pas cet e-mail. |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé à un client lorsqu'il ne paie pas une échéance. Le client reçoit cet e-mail pour la première fois le jour de l'échéance, puis tous les deux jours jusqu'à ce que le paiement soit effectué. |
Création ou modification d'un calendrier de paiement
| Modifiable, non automatique et facultatif. | Avant d'enregistrer les modifications, vous pouvez décocher « Notifier le client par email » ou choisir un modèle de message et/ou ajouter un message au client. |
| Envoyé à : Client Objet : _HOTEL_ : Votre échéancier de paiement a été modifié _HOTEL_ a mis à jour votre échéancier de paiement _Cadre_de_résumé_de_l'offre_ _Signature électronique de l'hôtel_ |
Cet e-mail est envoyé au client d'un dossier réservé lorsque vous modifiez l'échéancier de paiement. |
Confirmation de paiement
| Non modifiable, non automatique et facultative. | Avant d'enregistrer le paiement, vous pouvez décocher la case « Notifier le client par email ». |
|
Envoyé à : Client |
Cet e-mail est envoyé au client lorsque vous validez un ou plusieurs paiements de l'échéancier. Vous pouvez choisir un modèle de message ou ajouter du texte dans la section message. |
Visuels
Visuel d'un cadre récapitulatif d'une offre
Visuel d'un échéancier de paiement
Visuel d'une signature électronique d'hôtel
