Une fois que votre offre est publiée,
- le statut en haut à droite est “Proposition envoyée”.
- la présentation de l’offre est passée à une version Horodatée des prestations
Sur la partie droite de l'écran, on retrouve de nouveaux boutons d’action :
Passer le dossier en réservé
2 parcours sont possibles :
- Le client effectue lui-même sa demande de réservation sur Backyou
- Votre client a demandé à réserver par email ou par téléphone
Cas n°1 : Lorsqu'un client effectue une demande de réservation depuis son espace Backyou, il doit cocher une case qui stipule "Je reconnais avoir lu et accepte sans réserve les Conditions de réservation". Un lien est disponible à cette étape et cliquable pour permettre au client de relire les CGV disponibles sous format PDF ou texte selon la configuration choisie par l'hôtelier.
Cette validation s'inscrit dans l'Historique de la conversation avec le client sur Backyou où l'on peut lire sa signature électronique : "Vous avez accepté les conditions de réservation sans réserve le xx/xx/xxxx à telle heure avec l’adresse IP : xxxxxxxxxxxx"
AGAH - Backyou certifie que ces données sont issues de ses bases de données et qu'elles sont inviolées."
Cette demande de réservation déclenche un envoi d’email à l’équipe commerciale et une alerte dans le module de gestion des dossiers “Réservation à confirmer”.
L'hôtelier doit alors confirmer la réservation ou bien la décliner. Si la réservation est confirmée, le client reçoit une facture proforma listant le montant des échéances à régler et les dates de paiement.
Cas n°2 : Le client vous informe qu'il souhaite valider la proposition commerciale et réserver par mail ou par téléphone. Vous devez alors "passer le dossier en réservé".
Informations de facturation :
Une fenêtre s'ouvre pour éditer les informations de facturation du client si ces champs n’ont pas été complétés lors de la création de la demande. Si c’est le cas, l’adresse de facturation sera celle de la fiche client par défaut.
Il est également possible d’ajouter une adresse de facturation différente de celle de la fiche client.
Confirmation des CGV :
Pour confirmer les conditions générales de vente (CGV), vous devez obligatoirement cocher la case prévue à cet effet sur le côté droit. Cela signifie que vous assumez la responsabilité de recueillir les CGV signées au nom du client ou l’offre commerciale acceptée Bon pour accord.
Une fois la demande de réservation formulée, vous pourrez valider la réservation.
Le statut du dossier passera de “Réservation demandée” à “Confirmé sans paiement”, "Confirmé paiement partiel", "Confirmé paiement complet" ou "Confirmé trop-perçu".
Poser une option
- Pose d'une option pour le client :
Si votre client souhaite poser une option sur un espace (bloquant ainsi les espaces et les prix pour une durée déterminée), une fenêtre s'ouvrira. Vous devrez indiquer la date d'échéance de l'option et choisir si vous souhaitez ou non notifier le client par e-mail. Vous aurez également la possibilité de sélectionner un modèle de message à envoyer.
- Demande d'option par le client sur son espace Backyou :
Le client peut également faire sa demande d’option sur son espace Backyou.
Configuration des options dans votre établissement :
Pour décider d'intégrer ou non les options dans votre établissement : section Etablissements > Fiche hébergement > Paramètres > Demande d’option et de rappel.
Une fois l'option posée, le statut du dossier passera de "Proposition envoyée" à "Sous option jusqu'au [date spécifiée]".
Modifier mon offre :
Vous pouvez à tout moment modifier votre proposition commerciale, une fenêtre avec 3 boutons s’ouvre :
- Modifier les quantités et les prix : possibilité de modifier les prix, les prestations, d’en ajouter des nouvelles…
- Modifier la date de check-in : vous pouvez modifier la date d’arrivée de votre client.
- Ajouter des nuits : vous pouvez ajouter des nuitées avant la date de check-in initialement prévue et après celle-ci.
Annuler mon offre :
Vous avez la possibilité d'annuler votre offre en indiquant si c'est vous ou le client qui l'a refusée. Lors de l'annulation, vous pourrez sélectionner parmi les justificatifs proposés par Backyou.
–
En dessous, on retrouve deux nouveaux boutons également :
Renvoyer l’offre au client :
A tout moment, vous pouvez renvoyer l’offre à votre client, en personnalisant un message.
Modifier les coordonnées de facturation :
Les coordonnées de facturation sont obligatoirement à compléter pour l'édition de la facture proforma mais également pour que l’adresse puisse figurer dans le bloc signature des CGV.
Vous pouvez ajouter plusieurs adresses de facturation différentes rattachées au même client.
Onglet Messages / Historiques :
Dans cette section figure l'historique des échanges avec votre client depuis la création de la demande initiale ainsi que les versions consécutives de l’offre que vous lui avez présentées. Vous pouvez envoyer des messages à votre client à tout moment via cette interface même après la clôture du dossier.
En cliquant sur les bandes bleues, les informations des offres modifiées s’affichent à l’écran.
Ces versions antérieures de devis sont également téléchargeables si vous en avez besoin.
Tous les messages échangés avec le client, via ce module de “Messages / Historique” est également disponible.
Si un message a été adressé au client, la ligne “E-mail envoyé au client” apparaîtra.
Si vous publiez une offre en cochant la case “notifier le client” :
Si vous publiez une offre sans cocher la case “notifier le client” :
La messagerie instantanée du module propose de choisir un modèle de message existant dans votre liste de templates (Paramètres > Modèles), ou d’écrire un message que vous souhaitez envoyer au client. Vous pouvez personnaliser la mise en forme et la police, ajouter une pièce jointe ou encore ajouter un contact secondaire dans la réception des messages envoyés depuis Backyou.
Les clients peuvent également utiliser l’interface lorsqu'ils sont connectés à leur espace Backyou pour dialoguer avec vous.
De plus, cette section vous permettra de suivre les informations relatives à la validation des Conditions Générales de Vente (CGV) par le client depuis son espace Backyou lors des demandes de réservation.
Onglet Télécharger :
On y retrouve le devis au format PDF, la facture proforma et les fiches de fonction à télécharger, une fois que vous avez confirmé la réservation.
Détails des erreurs dans l’envoi de e-mails :
Qu'est-ce qu'un soft bounce ?
Un soft bounce est un échec temporaire de l'envoi. Lorsqu'un email génère un soft bounce, cela signifie, dans la plupart des cas, que l'adresse email est valide et que votre email a atteint le serveur mail du destinataire, mais que celui-ci l'a rejeté. Cela signifie que votre email n'a pas été envoyé dans la boîte de réception de votre destinataire (ni dans aucun de ses dossiers, qu'il s'agisse de promotions, de spam, etc.).
Voici quelques raisons courantes pour lesquelles une adresse email peut générer un soft bounce :
- Le serveur mail du destinataire n'est pas disponible.
- La boîte de réception est pleine (quota dépassé).
- Ce nom de domaine n'existe pas.
- Le serveur du destinataire n'accepte pas les e-mails envoyés par Backyou en raison d'une configuration.
Signification des libellés :
- Envoyé : l'email a été envoyé au destinataire
- Délivré : l'email a bien été délivré au destinataire
- 1e ouverture : le destinataire a ouvert l'email pour la première fois
- Ouvert : le destinataire a ouvert l'email
- Cliqué : le destinataire a ouvert l'email et a cliqué sur un lien qu'il contenait
- Hard bounce : l'email n'a pas pu être délivré en raison d'un problème permanent (par ex. adresse email mal orthographiée ou inexistante)
- Soft bounce : voir article spécifique
- Bloqué : le destinataire n'a pas reçu l'email parce que l'adresse email est bloquée
- Email non valide : le destinataire n'a pas reçu l'email transactionnel car l'adresse email n'existe pas
- Différé : l'email transactionnel est en attente de réception et peut être reçu ultérieurement (par ex. boîte de réception pleine)
Comment Backyou traite-t-il les soft bounces ?
Avant qu'un email ne génère un soft bounce, il est différé. Nous continuons d'essayer de renvoyer l'email différé dans les 36 prochaines heures, jusqu'à ce qu'il soit délivré. S'il n'est toujours pas délivré après ces tentatives, nous arrêtons d'essayer d'envoyer l'email et nous le marquons comme soft bounce dans l’historique des dossiers et marquons le compte client en erreur e-mail ».
Que puis-je faire ?
Vous pouvez contacter votre client par téléphone pour lui faire part du rejet ou simplement tenter d'envoyer un e-mail directement depuis votre boîte mail.
Qu’est-ce qu’un Hard Bounce?
Un hard bounce est un échec permanent de l'envoi. Il signifie que l'email a été rejeté pour l'une des raisons suivantes :
- l'adresse email du destinataire n'existe pas ou n'est pas valide.
- le serveur mail du destinataire a bloqué la livraison.
Que puis-je faire ?
Vous pouvez contacter votre client par téléphone pour lui faire part du rejet.