Module de gestion de dossier

La page d’accueil de Backyou permet d’avoir une visibilité directe sur les alertes qui nécessitent une action sur vos dossiers et vos demandes en attente de traitement.

La section Dossier est la page d’accueil par défaut. Elle est scindée en 3 onglets distincts :

Actifs : dossiers non clôturés ou dont le check out n’est pas passé
Clôturés : tous les dossiers clôturés manuellement ou automatiquement par l’édition d’une facture , et les dossiers déclinés soit par l’hôtelier soit par le client
Tous : vous retrouvez tous vos dossiers actifs et clôturés dans un ordre chronologique par défaut par rapport à la date de création de la demande.

Onglet Actifs : le module de gestion affiche en gras les alertes nécessitant une action ou permet de filtrer des dossiers selon certains statuts

En attente : Le dossier est en attente de traitement, aucune proposition commerciale n’a été envoyée.
Modification sans réponse : le client a fait une demande de modification sur son espace Backyou qui attend un retour de l’hôtelier
Sans responsable : aucun responsable n’a été attribué au dossier
Option à confirmer : le client a demandé une option depuis son espace Backyou qui attend un retour de l’hôtelier
Sous option à terme : une option posée sur un dossier est arrivée à échéance
Réservation à confirmer : le client a demandé à réserver depuis son espace Backyou
Tâches : une tâche a été notifiée sur un dossier et elle est arrivée à échéance
A envoyer dans PMS : la réservation a été confirmée, il faut envoyer les produits vers le PMS
A facturer/clôturer : la date de check-out est passée, il faut facturer et/ou clôturer le dossier
Paiement en retard : l’échéance de paiement d’un dossier est arrivée à terme.
En cours sans tâches : il s’agit des dossiers “en cours” non réservés, qui n'ont pas de tâche enregistrée et potentiellement aucun suivi prévu.
Réservations à venir : ce sont toutes les réservations en cours (avec ou sans paiement enregistré).

A droite de filtrer par différents pictogrammes permettent un affichage différent des dossiers :

Vue classique : permet de voir les dossiers sous forme de liste avec une vue détaillée

Vue simplifiée : vue plus elliptique, sans les tâches ni les notes, vous pouvez cliquer n’importe où sur la ligne pour accéder au dossier.

Vue statistiques : vue sous forme de tableau avec les éléments suivants suivants: ID du dossier, Date du séjour, Hôtel, Statut du dossier et les chiffres d’affaires.

Vue Pipeline : permet de voir les dossiers en fonction des différents statuts.

Vue calendrier : les dossiers sont organisés par date de séjour, mois par mois, avec des codes couleurs : gris = en attente / bleu = ouvert / orange = sous option / vert = réservé.

Lecture d’une vignette Dossier - Vue classique

Première ligne :

Le nom de l’entreprise
Les dates du séjour
Le responsable de dossier

Deuxième ligne :

Le nom de l’établissement
La date de la demande
La référence de dossier générée automatiquement par Backyou
La référence du client si elle a été précisée
La source :
- Directe (la demande a été saisie par l’établissement)
- Votre site (la demande a été réalisée sur votre site internet)
- Groupcorner (apporteurs d’affaires)
Le segment attribué
Un tag “Sans hébergement” quand la demande ne comporte pas de nuitée
L’oeil vous permet de voir combien de fois la proposition commerciale a été vue par le client
Le crayon vous permet de gérer le dossier (référence, responsable, segment, note)
Les deux feuilles vous permettent dupliquer la demande
Le statut du dossier

Troisième ligne :

Le nom du client et ses coordonnées
Le budget du client s’il a été communiqué
Les tâches et les notes liées au dossier
“Répondre à la demande” : entrée directe dans la demande et le cahier des charges