Lean x Backyou

La connectivité entre Backyou et le PMS Lean va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos produits, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.

Sommaire :

• Introduction
• Paramétrages de Backyou
  
  • Transmission des identifiants
  • Consultation des tarifs
  • Annulation automatique
  • Correspondance produits
• Fonctionnalités
  • Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou
  • Synchroniser les dossiers avec le PMS
    • Envoyer un dossier depuis Backyou
    • Envoyer un dossier sans hébergement
    • Mettre à jour un dossier depuis Backyou
    • Envoyer des paiements
• Limitations
  • Récupération de données
  • Overbooking
  • Pas de création de l'entreprise
  • Un seul type de paiement disponible

Introduction

La connectivité entre Backyou et le PMS Lean va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos produits, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.

💡 Backyou récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date à laquelle la demande de données est effectuée. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.

💡 Le flux de données de Backyou vers Lean est à sens unique. Les mises à jour réalisées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou. Nous vous déconseillons fortement d’agir sur Lean tant que le dossier n’est pas clôturé sur Backyou.

Paramétrages de Backyou

Pour garantir un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation vous présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d’écran.

Transmission des identifiants

Lors de cette étape de connexion, merci de nous indiquer si vous êtes attaché à un compte multi-property sur votre PMS.

Avant de commencer le paramétrage de la connectivité, nous avons besoin des 4 informations suivantes pour activer votre compte (ouvrir un ticket auprès de Lean pour obtenir ces informations) :

• URL de l’environnement de production (exemple : https://uat-fr-pms.leanhotelsystem.com/)
• Hotel Id
• User
• Password

💡 Prévoir un délai d’activation du compte d’environ 2 semaines, avant de pouvoir commencer les premiers tests de connectivité. Nous vous préviendrons dès que votre compte sera créé.

Depuis le PMS

Pas de paramétrage spécifique dans le PMS.

Depuis Backyou

Depuis le menu principal Backyou aller sur “Etablissements > Produits > Paramétrage connectivité” - le paramétrage est propre à chaque hôtel.

Consultation des tarifs

Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut lors de l’affichage du calendrier.

Annulation automatique

Vous pouvez choisir d’annuler ou non automatiquement le dossier dans le PMS lorsque le client décline l’offre.

Correspondances produits

Configurer la sélection des correspondances entre les produits Backyou et Lean pour les chambres.

Pour chaque type de produits, un indicateur mentionne le statut de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :

Pour chaque produit, il faudra sélectionner le produit par défaut, ainsi que le tarif par défaut. Pour gagner du temps, possibilité d’appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, via le bouton “Appliquer à tous”.

Pré-configuration des filtres de mapping :

Possibilité de désactiver de manière globale l’envoi de produits dans Lean. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation vers Lean, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés vers le PMS.

Fonctionnalités

Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou

1. Ouvrir un dossier et cliquer sur le bouton “Disponibilités” :

💡Important : le calendrier est disponible uniquement sur les dossiers contenant de l’hébergement.

1. Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande :

   

Synchroniser les dossiers avec le PMS

Envoyer un dossier depuis Backyou

💡 Important : les dossiers qui peuvent être transférés vers le PMS sont des dossiers sous option ou réservés, dont le check-in n’est pas atteint.

1. Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquer sur le filtre “A envoyer sur le PMS” :

   

2. Ouvrir le dossier qui doit être transféré vers Lean, le bouton “Envoyer vers Lean” **apparaît dans le volet de droite :

   

3. Cliquer sur ce bouton “Envoyer vers Lean”, pour faire apparaître le tableau récapitulatif de la réservation :

   

   Dans ce volet, vous aurez accès à plusieurs informations :

   • La liste des produits à transférer vers le PMS,
   • Pour chaque produit et par date :
     • Prix total envoyé (hors réduction —> appliquées lors de l’envoi),
     • Quantité,
     • Disponibilité sur le PMS,
     • Correspondance sur Lean : produit / tarif (ces informations seront pré-remplies si la pré-configuration a été réalisée en amont),
     • Case à cocher pour envoyer (ou non le produit) vers le PMS,
     • Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - au survol affichage d’informations complémentaires comme la date et l’heure de transfert.
   • Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton “Mettre à jour les dispos”.

4. Dans les listes déroulantes de la colonne “Correspondance sur Lean” :

   4.1. Sélectionner le produit Lean correspondant au produit Backyou.

   4.2. Sélectionner le tarif que vous souhaitez appliquer à ce produit pour les chambres uniquement.

   💡 Important : les prix envoyés sur Lean seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, peu importe le tarif sélectionné ici.

   ⚠️ L’envoi de chambres en overbooking est impossible depuis l’API de Lean. Pour éviter ce blocage, vous avez la possibilité de subdiviser vos produits en overbooking directement depuis le devis, au niveau de chaque produit.

5. Cliquer sur “Envoyer la réservation”. Vous pouvez suivre l’état du transfert de vos produits vers le PMS via la colonne Statut à droite du tableau.

   A la fin du processus la référence de la réservation apparaît en haut du volet :

   

   Ainsi que dans l’entête de la demande, à droite du picto Lean :

   

Le nom du groupe est défini comme :

<Nom Du Client><Checkin>-<Numero Dossier>

ou dans le cas où le Client est associé à une Entreprise

<Nom entreprise><Checkin> <Numero De Dossier>

💡 Un dossier déjà synchronisé, peut être envoyé de nouveau dans le PMS après chaque modification du devis.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné par l’hôtelier dans Backyou, le groupe est annulé sur Lean.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut “Annulé” sur Lean si l’option est active au niveau des paramètres de la connectivité.

 

Envoyer un dossier sans hébergement

Possibilité d'envoyer un dossier sans chambre, avec création d'un groupe "sans réservation" dans Lean. Les produits seront transférés en tant que charges sur la facture Lean.

• Impossible de retirer la totalité des hébergements d'un dossier déjà synchronisé pour ne conserver que les charges. Par contre, l'ajout de logements sera possible.
• Lors de l'annulation d'un dossier sans hébergement depuis Backyou, les charges seront supprimées dans Lean (facture = 0€), par contre le statut du groupe ne sera pas modifié (limitation Lean).

 

Mettre à jour un dossier depuis Backyou

Une fois le dossier envoyé vers le PMS, possibilité d’envoyer les modifications après une mise à jour dans Backyou.

Liste des mises à jour possibles :

• Changement statut du dossier
• Modification quantité et prix
• Modification date de checkin
• Ajout/suppression de nuitées

 💡 Une fois la date check-in atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer des mises à jour dans le PMS.

Après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour sur Lean, le volet de transfert s’ouvre, et la liste des produits s’affiche avec un statut “A mettre à jour”, indiquant qu’une modification a été réalisée sur un ou plusieurs produit(s) et qu’il est possible de les mettre à jour dans le PMS.

💡 A tout moment, vous pouvez consulter l’état du transfert d’un dossier dans Backyou via le bouton “Etat du transfert”.

Consulter une réservation sur Lean

1. Se connecter sur le back-office Lean, et se rendre sur Réservations > Réservation de groupe :

   

2. Chercher la réservation envoyée dans le moteur de recherche en utilisant les différents filtres ou dans le moteur de recherche global via la référence Backyou **ET sélectionner Créé à partir de l’API dans le filtre Origine :

   

💡 Pour les groupes envoyés en OPTION, le statut sur Lean = Provisoire. Lorsqu’ils sont confirmés depuis Backyou, le statut sur Lean = Confirmée.

Envoyer des paiements

L’envoi du paiement se fait depuis l’échéancier de Backyou. Lorsque vous cliquez sur le bouton “Confirmer paiement”, affichage d’une pop-up avec possibilité d’envoyer ou non le paiement vers le PMS :

Un seul type de paiement sera envoyé au PMS ⇒ “Virement”.

Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé sur le PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera ”Virement”.

⚠️ Attention : Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.

Limitations

Récupération de données

Le système récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date du jour. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.

Overbooking

La surréservation n'est pas autorisée via l’API. Nous n’enverrons donc pas les chambres en overbooking depuis Backyou. Vous avez la possibilité d’utiliser la fonctionnalité “Subdiviser” au niveau du devis / produit.

Pas de création de l’entreprise

Pas de création / association avec une entreprise lors de la création du contact (limitation de l’API, qui nous empêche de vérifier l’existence de l’entreprise).

Un seul type de paiement disponible

Lors de l’envoi d’un paiement dans le PMS, un seul type disponible via l’API ⇒ virement.