Hotsoft x Backyou

La connectivité entre Backyou et le PMS HotSoft va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos produits, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.

Sommaire :

• Paramétrage du PMS et de Backyou
  • Transmission des identifiants
  • Paramétrage du PMS
    • Configuration des tarifs
    • Configuration salle de réunion
    • Configuration restauration
  • Paramétrage Backyou
    • Configuration marketing
    • Consultation des tarifs
    • Transfert des échéances
    • Annulation automatique
    • Correspondances produits
• Fonctionnalités
  • Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou
  • Synchroniser les dossiers avec le PMS
    • Envoyer un dossier depuis Backyou
    • Création Contact/Entreprise
    • Mettre à jour un dossier depuis Backyou
    • Consulter une réservation sur HotSoft
    • Envoyer des paiements
• Limitations
  • Récupération de données
  • Envoi de dossier sans hébergement  impossible
  • Envoi produit additionnel hors plage réservation chambre/salle de réunion impossible
  • Envoi d'un produit gratuit => Vérifier la configuration PMS
  • Pas d'envoi des réductions globales

Les réservations concernent les chambres, les salles de réunion, la restauration (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.) et autres produits.

Il sera également possible d’envoyer des paiements vers le PMS.

❗Vous devez disposer de la dernière version HotSoft, soit la version R65 pour pouvoir bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités de la connectivité. Pour plus d’informations, nous vous invitons à contacter votre contact HotSoft. 

❗Pour créer plus de 3 salles de réunion (Function Rooms) et envoyer des produits de restauration et autres (arrangements), vous devrez contracter le module Full Conference Hotsoft.

💡 Le système récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date à laquelle la demande de données est effectuée. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.

💡 Synchronisation de Backyou vers HotSoft uniquement. Les mises à jour réalisées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou.

Paramétrages du PMS et de Backyou

Pour garantir un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation vous présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d’écran.

Transmission des identifiants

Lors de cette étape de connexion, merci de nous indiquer si vous êtes attaché à un compte multi-property sur votre PMS.

Lors de la mise en place de la connectivité, pendant la phase de test, nous avons besoin de vos informations de connexion à HotSoft (à demander à votre contact Hotsoft) :

• Le PMS est hébergé en Cloud :

  • Endpoint

    Exemple : https://hsapi.hoistcloud.com/{hotel}/HotSoftOpenAPI.svc

  • Username

  • Password

  • HotelCode

  Le PMS est hébergé localement :

  • Endpoint

    Exemple : https://IPADDRESS:8600HotSoftOpenAPI.svc

  • HotelCode (FR00XXXX)

  • Pré-requis HotSoft : installation du module Open API et respect des pré-requis techniques

Paramétrage du PMS

Configuration des tarifs

1. Pour créer / gérer des tarifs sur HotSoft, il faut aller dans la section Maintenance > Overview > Price rate :

   

2. Puis, cliquez sur Show > Show: All en haut à gauche de la fenêtre :

   

3. Pour créer un nouveau tarif, cliquez sur le bouton “New” > “Flexible Rate” :

   

4. Un formulaire s’affiche, avec plusieurs champs à renseigner :

5. Cliquez sur l’onglet “Access” (cet onglet permet de rendre disponible ou non le tarif pour les partenaires) et vérifiez les informations suivantes :

• Si l’onglet Access est vide, alors le tarif sera disponible pour tous les partenaires, y compris Backyou.
• Si l’onglet comporte déjà un protocole, cela signifie que le tarif est disponible uniquement pour celui-ci, il faudra donc ajouter le protocole GroupCorner pour récupérer le tarif sur Backyou.

6. Une fois le tarif créé, vous devez définir la période pour laquelle ce tarif sera disponible en cliquant sur “New” au niveau de l’encart “Period” :

7. Dernière étape // configurez les prix pour chaque type de chambre :

Configuration salle de réunion

1. Pour créer / gérer des salles de réunion sur HotSoft, il faut aller dans la section Maintenance > Configuration > Conferences > Function Rooms :

   

2. Cliquez sur “New” pour ajouter une nouvelle salle de réunion :

3. Et complétez les informations liées à votre salle de réunion :

4. Et sélectionnez au minimum un “Layout” par salle de réunion :

6. Cliquez sur “Save” pour enregistrer la nouvelle salle de réunion.

Configuration restauration

Vous pouvez définir les produits de restauration en allant dans la section de “Configuration” > “Accounts” et en cliquant sur "Products" :

Les produits de restauration sont créés en tant que "Groupes de Produits" et sont identifiés par les codes "FNB".

1. Création d’un groupe de produits :

   Un groupe de produits sera composé de “Produits”.

   Cliquez sur “New” et créez le groupe de produit FNB par exemple :

   

2. Création d’un produit :

   Créez ensuite autant de produits dont vous avez besoin (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.) dans le groupe créé précédemment.

⚠️ Il doit y avoir au moins un produit associé au groupe de produits.

Paramétrage Backyou

⚠️ Dans le cadre de la NF525 (si elle est activée dans HotSoft), vous devrez rendre le numéro de téléphone obligatoire pour la création de la fiche client (Paramètres > Personnalisation > Formulaires > Formulaire par défaut > Paramètres).

Depuis le menu principal Backyou aller sur “Etablissements > Produits > Paramétrage connectivité” - le paramétrage est propre à chaque hôtel.

Configuration Marketing

Associez chaque entité Marketing avec les entités correspondantes dans le PMS, et cliquez sur “Enregistrer” :

Consultation des tarifs

Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut lors de l’affichage du calendrier.

Transfert des échéances

Possibilité d’envoyer un paiement vers le PMS, lorsqu’un paiement a été confirmé depuis l’échéancier Backyou.

Il faudra obligatoirement choisir le paiement correspondant sur HotSoft (avec possibilité de définir un type de paiement par défaut) :

Annulation automatique

Vous pouvez choisir d’annuler ou non automatiquement le dossier dans le PMS lorsque le client décline l’offre.

Correspondances produits

Configurer la sélection des correspondances entre les produits Backyou et HotSoft pour les chambres, produits de restauration, salles de réunion et autres produits.

Pour chaque type de produits, un indicateur mentionne le statut de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :

• Pour les chambres —> sélection d’un produit et tarif par défaut.

• Pour les salles de réunion —> sélection d’un produit et disposition par défaut.
• Pour les produits de restauration et autres produits —> sélection d’un produit par défaut.

Pour gagner du temps, possibilité d’appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, via le bouton “Appliquer à tous”.

Pré-configuration des filtres de mapping :

Possibilité de désactiver de manière globale l’envoi de produits dans le PMS. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation vers HotSoft, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés vers le PMS.

Fonctionnalités

Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou

1. Ouvrir un dossier et cliquer sur le bouton “Disponibilités” :

 

2. Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande :

Synchroniser les dossiers avec le PMS

Envoyer un dossier depuis Backyou

💡 Les dossiers qui peuvent être transférés vers le PMS sont des dossiers sous option ou réservés, dont le check-in n’est pas encore atteint.

 ⚠️ Il n’est pas possible d’envoyer un dossier avec seulement du F&B (produits additionnels). Seuls les dossiers avec hébergement ou salle de réunion peuvent être envoyés.

 ⚠️ Il n’est pas possible d’envoyer un produit additionnel en dehors de la période fixée pour l’hébergement ou la salle de réunion.

1. Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquer sur le filtre “A envoyer sur le PMS” :

   

2. Ouvrir le dossier qui doit être transféré vers le PMS, le bouton “Envoyer vers HotSoft” apparaît dans le volet de droite :

   

    

💡 Possibilité de consulter l’état du transfert vers le PMS à l’aide du bouton “Etat du transfert” en bas du bandeau bleu.

3. Cliquer sur ce bouton “Envoyer vers HotSoft”, et un tableau récapitulatif de la réservation apparaît :

Dans ce volet, vous aurez accès à plusieurs informations :

1. • La liste des produits à transférer vers le PMS,
   • Pour chaque produit et par date :
     • Prix total envoyé (hors réduction —> appliquées lors de l’envoi),
     • Quantité,
     • Disponibilité sur le PMS,
     • Correspondance sur HotSoft : produit / tarif (ces informations seront pré-remplies si la pré-configuration a été réalisée en amont). Pour les salles de réunion, il faudra sélectionner le produit et la disposition.
     • Case à cocher pour envoyer (ou non le produit) vers le PMS,
     • Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - au survol affichage d’informations complémentaires comme la date et l’heure de transfert.
     • Informations complémentaires : les champs Project, Segment et Method sont obligatoires pour pouvoir envoyer le dossier.
   • Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton “Mettre à jour les dispos”.
   
   

   4. Dans les listes déroulantes de la colonne “Correspondance sur HotSoft” :

   4.1. Sélectionner le produit HotSoft correspondant au produit Backyou.

   4.2. Sélectionner le tarif que vous souhaitez appliquer à ce produit pour les chambres et salles de réunion.

💡 Important : les prix envoyés sur HotSoft seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, peu importe le tarif sélectionné ici.

 ⚠️ L’envoi de chambres en overbooking est impossible sur le PMS. Pour éviter ce blocage, vous avez la possibilité de subdiviser vos produits en overbooking directement depuis le devis, au niveau de chaque produit.

1. Cliquer sur “Envoyer la réservation”.

2. A la fin du processus la référence HotSoft s’affiche en haut du volet de transfert :

   

   Retrouvez également cette référence, dans l’en-tête du dossier

   

💡 Un dossier déjà synchronisé, peut être envoyé de nouveau dans le PMS après chaque modification du devis.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné dans Backyou, le groupe est supprimé sur HotSoft si vous avez activé l’option dans le paramétrage de la connectivité.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut “Annulé” sur HotSoft si l’option est active au niveau des paramètres de la connectivité.

Création contact / entreprise

Si le client n’est pas associé à une entreprise dans Backyou, lors de l’envoi du dossier dans HotSoft :

• Création du Client dans HotSoft s’il n’existe pas (vérification par l’email)
• Le Type Résa de la réservation créée avec ce contact ⇒ Individuel.

Si le client est associé à une entreprise dans Backyou, lors de l’envoi du dossier dans HotSoft :

• Création du Client dans HotSoft s’il n’existe pas (vérification par l’email)

• Création d’un profil Business Contact (s’il n’existe pas dans HotSoft)

• Association avec le profil client.

• Le Type Résa de la réservation créée avec cette entreprise ⇒ Business.

💡 Si le client est déjà existant dans le PMS, on ne vient pas modifier l’association avec la société existante.

Mettre à jour un dossier depuis Backyou

Une fois le dossier envoyé vers le PMS, possibilité d’envoyer les modifications après une mise à jour dans Backyou.

Liste des mises à jour possibles :

• Changement statut du dossier
• Modification quantité et prix
• Modification date de check-in
• Ajout/suppression de nuitées

💡 Une fois la date check-in atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer des mises à jour dans le PMS.

Consulter une réservation sur HotSoft

1. Se connecter au logiciel HotSoft.

2. Chercher la réservation envoyée dans le moteur de recherche en utilisant la ref Backyou ou au niveau de la rubrique “Conférences” :

   

   

Pour les groupes envoyés en OPTION, le statut sur HotSoft = Provisoire. Lorsqu’ils sont confirmés depuis Backyou, le statut sur HotSoft = Confirmé.

• Les chambres - Guest Rooms : 

• Produits F&B et autres produits - Arrangements :

• Les salles de réunions - Function Rooms :

Vue calendrier : 

Envoyer des paiements

Chaque paiement sera attaché au client.

L’envoi du paiement se fait depuis l’échéancier de Backyou.

Possibilité de sélectionner plusieurs types de paiement

⚠️ Ne pas oublier de réaliser le mapping des types de paiement dans les paramétrages connectivité.

⚠️  Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé sur le PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera celui qui aura été défini dans les paramètres de connectivité.

⚠️  Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.

Limitations

Récupération de données

Le système récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date du jour. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.

Envoi dossier sans hébergement impossible

La connectivité entre Backyou et HotSoft ne permet pas d’envoyer un dossier sans hébergement ou sans salle de réunion.

Envoi produits additionnels hors plage réservation chambre/salle de réunion impossible

La connectivité entre Backyou et HotSoft ne permet pas d’envoyer des produits additionnels en dehors de la plage de réservation d’une chambre ou d’une salle de réunion.

Envoi d’un produit gratuit ⇒ vérifier la configuration PMS

Pour envoyer un produit d’une valeur à 0, il faut obligatoirement que le produit créé dans le PMS ait un prix par défaut à 0. Sinon, c’est le prix renseigné dans HotSoft qui sera repris.

Pas d’envoi des réductions globales

L’envoi des réductions globales vers Asterio n’est pas possible via l’API.

Gestion des PAX

Backyou ne gère pas le calcul des champs PAX sur les arrangements et sur la conférence.