Dans la sectionEquipe se trouvent tous les utilisateurs, avec profil et droits associés spécifiques, qui leur permettent plus ou moins d’action sur Backyou. Vous pouvez créer autant de collaborateurs que nécessaire.
Les profils standards :
- Administrateur : accès complet à toutes les fonctionnalités de Backyou, y compris les paramètres de configuration.
- Administrateur Hôtel (pour les comptes multi établissements) : dispose des mêmes droits qu'un administrateur, mais est limité à un seul établissement. n'a pas accès aux paramètres (sauf aux modèles de message de l'établissement associé)
- Commercial : n'a pas accès aux paramètres, ni à la section Équipe.
- Membre du staff : accès restreint aux fiches de fonctions et au calendrier des salles en mode Lecture.
Vous pouvez créer autant de profils que nécessaire sans frais supplémentaires.
Mon compte :
Lorsque vous vous connectez à votre compte Backyou, en haut à droite de l'écran, vous trouverez un menu déroulant où vous pouvez accéder aux réglages spécifiques de votre compte. Pour cela, cliquez simplement sur votre nom > mon compte.
- Onglet Informations :
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de modifier différentes informations liées à votre compte, telles que vos coordonnées ou votre mot de passe.
- Onglet Auto-attribution des responsables :
Vous avez la possibilité de vous attribuer automatiquement des types de dossiers, vous désigner comme le responsable par défaut pour un client, une entreprise ou une segmentation particulière.
- Onglet notifications e-mails :
Cet onglet vous permet de régler la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail.
Notion de compte principal :
Dans la section Équipe, vous trouverez le contact principal de votre établissement, identifiable par une couronne noire. Ce contact principal recevra par défaut toutes les notifications de nouvelles demandes et les propositions commerciales envoyées.
Les droits des comptes classique et multi-établissements :
Compte classique : un compte Backyou pour un seul établissement.
Multi-établissements : un compte Backyou pour plusieurs établissements. Un administrateur a accès à tous les hôtels du groupe, tandis qu'un administrateur hôtel n'a accès qu’aux hôtels auxquels il est associé.
Comment réduire les droits d’un collaborateur ?
Vous pouvez attribuer un profil à un collaborateur tout en lui réduisant ses droits. Il faut aller dans la section équipe > modifier son profil.
En dessous du profil choisi > modifier les droits du rôle commercial hôtel. Une fenêtre s’ouvrira :
Vous pouvez à tout moment décocher des droits pour un profil selon vos souhaits.
Création de nouveaux collaborateurs
Equipe > Ajouter un nouveau collaborateur.
Chaque utilisateur est associé à une adresse e-mail unique. Un même e-mail ne peut pas être utilisé par plusieurs collaborateurs.
La fiche d'un collaborateur (administrateur et commercial) est divisée en trois parties :
Onglet Profil :
- Informations : détails généraux et profil.
- Pour que le collaborateur puisse recevoir ses accès, il faut générer un mot de passe grâce à la petite molette et cocher la case “envoyer les identifiants par e-mail”
- E-mails : définir la fréquence d'envoi des récapitulatifs des actions à entreprendre sur les dossiers (message en attente, tâche à effectuer)
Onglet Etablissements :
- Groupes & Hôtels : établissements associés au collaborateur.
- Contact principal : permet de définir un collaborateur comme contact principal de l'établissement.
- Espaces & produits : permet d’automatiser l'attribution des espaces ou des produits à des collaborateurs, notamment aux membres du staff pour les fiches de fonction (exemple : un chef de cuisine peut être relié automatiquement aux produits de restauration).
Onglet Auto-attribution des dossiers :
- Permet d'attribuer automatiquement des types de dossiers à des collaborateurs et de définir un responsable par défaut pour un client, une entreprise ou une segmentation.
Suppression de profil collaborateur
Sur Backyou, la suppression définitive d'un collaborateur dans la section "Équipe" n'est pas possible. Cependant, vous pouvez écraser ses données si nécessaire et les remplacer.
Pour se faire :
- Accédez à la section Équipe > Modifier.
À ce stade, vous pouvez :
- Mettre à jour les informations générales du collaborateur
- Générer un nouveau mot de passe
- Modifier au besoin les informations dans l’onglet “hôtel” et “auto-attribution des dossiers”
Mes groupes de collaborateurs
Vous avez la possibilité de regrouper vos collaborateurs dans des groupes pour faciliter la lecture de leur activité avec un filtre rapide. Par exemple : groupe MICE, groupe Loisirs, etc…
Chaque groupe peut avoir un responsable désigné, facilitant ainsi la supervision, la coordination et la gestion des tâches.
En utilisant ces groupes, vous pouvez filtrer les données dans la section Dossiers et Statistiques et voir facilement le chiffre d'affaires réalisé, le nombre de dossiers traités, ou toute autre métrique pertinente, spécifique à chaque groupe.