Pour enregistrer toute nouvelle demande client > Nouvelle demande (en haut à gauche de l’écran).
Le formulaire de demande est divisé en trois sections principales : Événement, Prestations, et Client. Ces sections alimentent le "Récapitulatif de votre demande" tout au long de la saisie. Vous pouvez modifier chaque élément en cliquant sur les pictogrammes "Crayon" sans perdre les informations déjà saisies.
Évènement :
Le nom de votre établissement apparaît en haut de la page. En cas d'un compte multi-hôtels, sélectionnez l'hôtel ou la destination souhaité(e). Choisissez le type de groupe en fonction du motif de l'évènement. Indiquez si l'hébergement (nuit sur place) est nécessaire et précisez les dates de l'évènement.
En fonction du type de séjour (avec ou sans hébergement), vous aurez accès à différentes options.
- Avec hébergement, vous pouvez renseigner les répartitions de chambres après avoir sélectionné les dates de l'évènement.
- Sans hébergement, les options "Plusieurs jours" et "Un seul jour" seront disponibles.
La répartition peut être spécifiquement indiquée selon chaque nuit si nécessaire à condition que le séjour dure au moins 2 jours/nuitées.
Les demandes ne peuvent pas excéder 30 jours cumulés.
Indiquez le nombre de participants, en respectant la mention "x personnes au minimum/maximum pour ce groupe". Par exemple, si la restriction est de "15 personnes au minimum pour ce groupe", ne saisissez pas un nombre inférieur à 15. Cette information est paramétrable dans la section Etablissements.
Le type de chambre indiqué par défaut de façon automatique dépend du type de groupe sélectionné.
Prestations :
Spécifiez le budget par personne et par nuit s’il est connu. La saisie du budget n'est pas obligatoire pour valider la demande.
Indiquez si une restauration sur place est nécessaire. Les catégories de produits de restauration sont pré-remplies mais ajustables en fonction des besoins du client. Vous pouvez également choisir d'autres catégories en cliquant sur "Autre restauration+".
Si vous avez besoin d'une salle de réunion, cochez la case correspondante pour faire apparaître les champs de saisie. Précisez le nombre de participants, la disposition, les périodes concernées, et les équipements si cette option d'affichage est activée dans le formulaire.
La case à cocher "Cahier des charges compliqué ? Nous vous rappelons !" s’adresse aux clients qui remplissent le formulaire directement depuis votre site internet ou via un lien.
Question d'intentionnalité :
Où en êtes-vous dans votre recherche ?
Ce champ n'est pas obligatoire pour la validation de la demande et s’adresse aux clients qui remplissent le formulaire directement depuis votre site internet ou via un lien.
Voulez-vous ajouter quelque chose ?
Utilisez ce champ pour des notes complémentaires qui n'ont pas pu être spécifiées plus haut et qui nécessitent une attention particulière. Ces notes apparaissent dans l'Historique de la demande.
Référence du dossier communiquée par le client
Dans ce champ, ajoutez la référence du dossier énoncée par le client. Cela apparaîtra sur les devis et factures, et peut également être inclus dans les modèles de messages avec le code de remplacement "REF-CLIENT".
Assigner un segment à cette demande
Si des segments ont été créés dans l'onglet Paramètres, vous pouvez les attribuer à cette demande.
Assigner un responsable à cette demande
Chaque dossier doit être rattaché à un responsable (Administrateur ou Commercial) pour un suivi personnalisé. Désignez un collaborateur comme contact privilégié pour ce dossier.
Client :
Indiquez le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client. En saisissant ces informations, le fichier Clients sera consulté et vous proposera des correspondances.
Rappel : Un compte client équivaut à une adresse e-mail. Si aucune liaison n'est proposée, créez un nouveau compte client en remplissant les champs obligatoires. Si des champs personnalisés ont été créés et sont visibles dans le formulaire de demande, assurez-vous de les renseigner.
Merci de renseigner l'entreprise du client. En indiquant le nom de l’entreprise du client, le fichier Entreprise sera consulté et vous proposera des correspondances.
⚠️ Rappel : Un compte entreprise équivaut à un nom, sauf si les doublons de noms d'entreprise ont été autorisés dans Paramètres > Paramètres CRM. Si aucune liaison n'est proposée, créez une nouvelle entreprise en remplissant les champs proposés.
Avant de finaliser la demande, vous pouvez choisir d'envoyer un accusé de réception au client et/ou aux hôteliers. L'e-mail adressé au client confirme la réception de la demande et mentionne l'envoi imminent d'une offre. L'e-mail aux hôteliers récapitule la nouvelle demande en attente de leur réponse.
Enfin, choisissez entre "Enregistrer pour plus tard" ou "Faire une offre pour cette demande". Une fois la demande enregistrée ou éditée, elle sera disponible dans l'onglet Dossiers de votre Backyou.