Vous ne pouvez créer une fiche de fonction pour vos équipes qu’à partir du moment où le statut de la demande est "Confirmé" ( avec ou sans paiement).
Pour rédiger la fiche de fonction, cliquez sur le bouton orange "Fiche de fonction" dans le menu de droite du dossier.
Différents éléments de la réservation tels que le nom de l'entreprise, les dates de séjour, le responsable du dossier et les coordonnées du client remontent automatiquement.
La vignette "Aucun staff" en orange sera actualisée une fois que la fiche de fonction est enregistrée pour la première fois. Elle affiche les membres du staff qui ont été affectés à des produits spécifiques.
Contact sur place : renseigner les coordonnées de la personne qui sera votre interlocuteur sur place pendant l'événement si elle est différente du client principal.
Informations du dossier : Dans cette section, vous pouvez ajouter toutes les informations générales sur l'événement que vous souhaitez communiquer à vos équipes. Vous pouvez mettre en évidence des informations en modifiant la couleur du texte et/ou en surlignant.
Autres membres du staff à informer : Vous pouvez également ajouter d'autres collaborateurs qui doivent être informés de l'événement même s'ils ne sont pas directement impliqués dans les prestations et services listés de la fiche de fonction.
Produits du devis :
La fiche de fonction est organisée par date et produits associés à cette journée.
- Produits : Pour tous les produits liés à une salle (toutes les prestations excepté les vente de chambres), vous trouverez les horaires, la disposition et le nombre de personnes. Une liste déroulante s'affiche pour vous permettre de sélectionner l'espace approprié parmi ceux déjà enregistrés dans votre système.
- Assignation des membres du staff : Le pictogramme Personnages avec Cloche de table indique quel membre du staff est automatiquement associé à ce produit. En sélectionnant cet élément, une liste déroulante apparaît, vous permettant de choisir et de sélectionner les collaborateurs assignés à ce produit.
- Association des produits et espaces à un collaborateur : Pour associer des produits et/ou des espaces à un collaborateur par défaut : Équipes > Modifier le profil concerné > Hôtels.
- Ajout d'informations destinées à l'équipe : vous avez la possibilité d'ajouter des informations supplémentaires pour chaque produit, à destination de votre équipe. Si certaines informations sont communes à toutes les fiches de fonctions, vous pouvez les paramétrer à l'avance en accédant à la section Etablissements > Produits > Modifier un produit > Informations à destination de l'équipe. Cette opération est non rétroactive. Les informations seront affichées automatiquement sur les prochaines fiches de fonction créés.
Sur la partie de droite se trouvent les options d’affichage :
- Afficher les membres du staff
- Afficher la description des produits : il s’agit de la description commerciale des produits qui est proposée dans vos offres commerciales
- Afficher les prix unitaires des produits
- Afficher les totaux par ligne
- Détailler les prix des packages
- Inclure les informations de paiements : il s’agit de l'échéancier du dossier avec les statuts de chaque échéance
Pour rappel, vous pouvez configurer en amont ces éléments d’affiches de la fiche de fonction en PDF : Etablissements > Fiche établissement > Affichage > Fiche de fonction.
Une fois que vous avez sélectionné vos préférences n'oubliez pas d’enregistrer pour sauvegarder votre fiche de fonction.
Événements hors devis :
Après avoir enregistré votre fiche de fonction pour la première fois, vous pouvez cliquer sur "Modifier ma fiche" pour accéder à la section des événements hors devis.
Les événements hors devis vous offrent la possibilité de répertorier des activités ou des services qui pourraient se dérouler pendant le séjour de vos clients, mais qui ne sont pas directement liés à l'offre commerciale principale.
Vous pouvez associer des collaborateurs à ces événements.
Par exemple, vous pouvez inclure la livraison de colis avant check in, un départ pour des activités en plein air, des services de transfert, etc.
Ces événements apparaîtront dans un code couleur différent.
Une fois que vous avez complété votre fiche de fonction, vous avez la possibilité de la télécharger sous deux vues différentes :
- PDF vue intégrale : un seul fichier PDF pour l’ensemble du séjour.
- PDF vue jour par jour : plusieurs fichiers PDF, chaque fichier représentant une journée spécifique de l'événement.
Les produits sont présentés avec différents codes couleurs pour une meilleure identification :
- Orange : produits de restauration
- Rouge : produits de salle de réunions
- Bleu / Gris : produits de chambres
- Violet : événements hors devis
Pour partager la fiche de fonction avec vos équipes, vous devez d'abord repérer l'icône représentant un crayon à droite de l'indication "non partagée" sur la fiche de fonction.
Après avoir cliqué sur l'icône du crayon, vous aurez plusieurs options de partage disponibles :
- Avec votre équipe : Cette option permet de partager la fiche de fonction uniquement avec votre équipe interne.
- Avec le client : Vous pouvez choisir de partager la fiche de fonction uniquement avec le client.
- Avec l'équipe et le client : Vous avez également la possibilité de partager la fiche de fonction à la fois avec votre équipe et le client.
- Arrêter le partage : Si vous souhaitez arrêter le partage de la fiche de fonction, vous pouvez sélectionner cette option.
Une fois que vous avez choisi l'option de partage appropriée, vos équipes et/ou le client recevront un e-mail qui les invite à consulter la fiche de fonction dans Backyou.
Si la fiche de fonction est partagée, le client peut :
- modifier les horaires
- envoyer un message à l'hôtelier à ce sujet
