Onglet Équipe par hôtel
L’onglet Équipe par hôtel constitue la liste de vos collaborateurs qui seront amenés à interagir sur Backyou.
Pour chaque collaborateur renseigné, vous devez attribuer un profil d’utilisateur :
Administrateur : Ce profil donne accès à toutes les fonctions de Backyou, y compris les paramètres de configuration.
Administrateur hôtel : Ce profil est le même que celui d’administrateur, mais il est limité aux hôtels liés au profil.
Commercial : Ce profil est dédié à la préparation et au suivi des devis et des comptes clients.
Membre du staff : Ce profil convient aux collaborateurs chargés de la mise en œuvre opérationnelle des services (utilisé pour les fiches de fonction).
À noter :
- Une adresse e-mail peut être utilisée pour un collaborateur uniquement. Chaque collaborateur doit avoir sa propre adresse email.
- La fréquence d’envoi : détermine la fréquence des notifications automatiques envoyées aux collaborateurs qui récapitulent les tâches et informations liées aux dossiers actifs.
Liste des hôtels
L’onglet Liste des hôtels constitue la liste de vos établissements. Si votre compte Backyou comporte plusieurs hôtels, il faut identifier un établissement par ligne.
La liste des hôtels nous permet d’importer vos établissements sur votre compte Backyou.
Droits et profils utilisateurs
Dans l'onglet "Droits et profils utilisateurs", vous avez la possibilité d'assigner des produits à un collaborateur spécifique pour les fiches de fonction. Cette association est à faire uniquement pour les profils Member Staff.
Chaque produit attribué à un Member Staff permet à Backyou de gérer automatiquement ces attributions sur les fiches de fonction. En d'autres termes, dès qu'un produit est assigné à un Member Staff, le système va automatiquement associer le Members Staff dans les fiches de fonction, simplifiant ainsi le processus de gestion des produits et des collaborateurs.
Salles de réunions et autres espaces
Dans l'onglet dédié aux espaces, vous pouvez identifier et détailler vos différents espaces, qu'ils soient destinés aux réunions ou à d'autres fonctions comme les restaurants ou les bars.
Pour chaque espace répertorié, vous devez fournir des informations telles que la superficie, le nombre maximum de personnes pouvant être accueillies, et la hauteur de l'espace, ainsi que :
- Lumière du jour : oui / non
- Visibilité dans le devis PDF : pour que cet espace soit inclus dans le devis PDF, dans le tableau récapitulatif si l'option est activée.
- salle de réunion : salle de réunion ou espace fonctionnel (par ex. restaurant, terrasse). S’il s’agit d’un espace fonctionnel, inutile de renseigner les capacités d'accueil.
Pour chaque type de configuration de réunion possible, vous devez spécifier le nombre maximal de personnes pouvant être accueillies dans les différents types de disposition :
Visible sur le devis PDF
Import des espaces notifiés sur le fichier de paramétrage sur Backyou
Prestations
L'onglet Prestations dans le fichier de paramétrage constitue la bibliothèque de produits de votre établissement sur Backyou. Il doit regrouper toutes les prestations et services susceptibles d’être proposés dans une offre commerciale.
Chaque prestation correspond à une catégorie spécifique de produits existant dans Backyou, facilitant ainsi la classification et les statistiques de ventes. Chaque ligne dans cette section représente un produit distinct.
Pour chaque produit, il faut indiquer :
- le prix TTC et le taux de TVA associé (si un prix doit être indiqué par défaut)
- un horaire par défaut si applicable
- un espace par défaut si applicable
- s'il s’agit d’une prestation par défaut ou non (dans le cas où plusieurs produits sont créés dans la même catégorie).
Toutes les informations fournies ici peuvent être modifiées au cas par cas lors de la création d’un devis, notamment en ce qui concerne les prix sujets à des variations saisonnières.
La colonne "Pour packages uniquement" permet de différencier les produits disponibles "à la carte" de ceux réservés exclusivement à la création d’un package (par ex. location de salle par personne 15€ pour une JE).
- Produit sans date : proposer un produit sans date spécifique par défaut
- Produits optionnels : proposer un produit sans l’inclure dans le total de votre offre
- Achat-Revente : facturer une prestation réalisée par un prestataire extérieur (location de matériel, navette/taxi, etc)
Ces pré-configurations par défaut sont optionnelles. Vous pouvez les appliquer au cas par cas dans des dossiers spécifiques même si la configuration par défaut n’est pas faite.
Package
Un package est un assemblage de plusieurs produits existant dans votre bibliothèque de Produits. Ils apparaîtront au choix dans vos devis, soit en une seule ligne, avec un nom et une description détaillée, soit sur plusieurs lignes (correspondant à chaque produit qui est inclus dans le package).
Les différents produits associés au sein d’un même package, avec des taux de TVA différents, seront ventilés dans les Statistiques de ventes selon la catégorie de chaque produit. Chaque produit doit être créé en amont dans l’onglet Prestations pour créer un package.
