Dans le cadre du respect des normes RGPD, les informations personnelles de vos clients ne doivent pas être sauvegardées sur une durée indéterminée.
L'anonymisation d'un client consiste en la suppression de ses données personnelles (numéro de téléphone, adresse email, habitudes etc.).
Attention : Il est impossible de récupérer les informations personnelles supprimées lors de l'anonymisation d'un client peu importe la méthode d'anonymisation.
Backyou propose deux types d'anonymisation :
L'anonymisation manuelle :
Vous pouvez choisir d'anonymiser manuellement un client. Pour ce faire, rendez vous dans la section Clients puis sélectionnez le client à anonymiser. Cliquez ensuite sur le bouton > Modifier en haut à droite de la fiche client.
Puis cliquez sur "Anonymiser les informations personnelles" tout en bas de la page.
Vous verrez ensuite apparaître une fenêtre de confirmation dans laquelle il faut taper "DELETE" comme demandé pour confirmer l'anonymisation.
Vous pouvez ensuite choisir de notifier le client de cette anonymisation.
Après anonymisation, le nom, le prénom, l'adresse email et le numéro de téléphone de votre client seront masqués et vous n'accéderez plus qu'aux données pertinentes pour les statistiques (nombre de dossiers, CA total généré par le client, pourcentage de réservation etc.).
L'anonymisation automatique :
L'anonymisation automatique intervient d'elle-même après une période de temps que vous pouvez définir depuis Paramètres > Paramètres RGPD :
Puis tout en bas de cette page :
L'anonymisation automatique est personnalisable en trois points :
- Elle peut être activée ou désactivée grâce au bouton "Désactivé/Activé",
- Vous pouvez gérer la durée d'inactivité de votre client qui déclenchera cette anonymisation,
- Vous pouvez choisir d'envoyer ou non un email d'avertissement à votre client grâce au bouton "Désactivé/Activé", et de choisir la durée entre cet email et l'anonymisation effective.
Cet email d'avertissement prévient votre client de l'anonymisation et de sa date, tout en l'informant que s'il souhaite que ses données personnelles soient conservées il doit se reconnecter à son compte Backyou.