Clock x Backyou

Sommaire :

• Introduction
• Paramétrage du PMS et de Backyou
  • Transmission des identifiants
  • Paramétrage du PMS
    • Configurer les chambres
    • Configurer les salles de réunion
    • Configurer des produits de restauration et autres produits
  • Paramétrage de Backyou
    • • Consultation des tarifs
      • Transfert des échéances
      • Annulation automatique
      • Correspondance produits
• Fonctionnalités
  • Consulter les disponibilités et les tarifs depuis Backyou
  • Synchroniser les dossiers avec le PMS
    • Envoyer un dossier depuis Backyou
    • Mettre à jour un dossier depuis Backyou
    • Envoyer des réductions globales
    • Consulter une réservation sur Clock
  • Envoyer des paiements
• Limitations
  • Récupération de données
• F.A.Q.
  • Le bouton pour envoyer/modifier une réservation au PMS ne s'affiche pas
  • Ma réservation a été automatiquement annulée
  • Envoi de dossiers en doublon dans le PMS
  • Certains produits additionnels ne sont pas synchronisés
  • Certains tarifs ne remontent pas dans Backyou

 

Introduction

La connectivité entre Backyou et Clock PMS+ va vous permettre de vérifier les disponibilités et prix de vos produits, et d’envoyer les réservations et annulations de groupes.

Les réservations concernent les chambres, salles de réunion et autres prestations (repas, location matériel, parking, etc.).

Le système récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date à laquelle la demande de données est effectuée.

Synchronisation de Backyou vers Clock uniquement. Les mises à jour réalisées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou.

Paramétrages du PMS et de Backyou

Pour garantir un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation vous présente les différentes étapes de configuration à suivre, accompagnées de captures d’écran. 

Transmission des identifiants

Lors de cette étape de connexion, merci de nous indiquer si vous êtes attaché à un compte multi-property sur votre PMS.

Lors de la mise en place de la connectivité, pendant la phase de test, nous avons besoin de vos informations de connexion à Clock.

• API user
• API key
• Base Api Url (exemple : https://sky-eu1.clock-software.com/base_api/XXXXX/XXXXX) Pms Api Url (exemple : https://sky-eu1.clock-software.com/pms_api/XXXXX/XXXXX)

Paramétrage du PMS

Configurer les chambres

Pour les chambres, il faudra définir un type de chambre, un modèle de facturation et un plan tarifaire dans le PMS Clock.

 

Définir un plan tarifaire (Rate Plan) :

1. Depuis le menu, sélectionnez All Settings > Rate Plans :

2. Ajoutez un nouveau plan tarifaire dédié aux chambres (New rate plan), et complétez le formulaire avec les informations suivantes :

   A l’étape suivante (Rates), sélectionnez le type de chambre (créé à l’étape précédente), et renseignez un nom dans le champ Name**.**

   Sélectionnez Base Rate **au niveau du type de tarif et renseigner un prix (Price) :

   Dans la section Packages, sélectionnez le modèle de facturation créé précédemment :

   Cliquez sur Save pour enregistrer.

   Ensuite, dans le menu en bas de page, cliquez sur “Days” et renseignez un prix sur une période définie via le calendrier :

Configurer les salles de réunion

 

Définir un modèle de facturation (Charge Template) :

1. Depuis le menu, sélectionnez All Settings > Charge Template :
2. Créez un modèle de facturation pour les salles de réunion, et renseignez MeetingRoom au niveau du champ Text (champ obligatoire) :

 

Configurer des produits de restauration et autres produits

Pour chaque produit, il faudra définir un modèle de facturation (Charge Template) :

1. Depuis le menu, sélectionnez All Settings > Charge Template :
2. Créez un modèle de facturation pour chaque produit en renseignant le nom du produit au niveau du champ Text (champ obligatoire), ainsi que la devise et le taux de TVA :

 

Paramétrage Backyou

Depuis le menu principal Backyou aller sur “Etablissements > Produits > Paramétrage connectivité” - le paramétrage est propre à chaque hôtel.

Consultation des tarifs (obligatoire)

Sélectionnez dans la liste les tarifs du PMS, qui pourront être utilisés lors du transfert des dossiers, ainsi que dans le calendrier des disponibilités.

Les tarifs dérivés de Clock remontent également dans Backyou !

Cette sélection est obligatoire pour pouvoir envoyer un dossier vers le PMS.

Vous avez également la possibilité de sélection le tarif par défaut, que vous souhaitez utiliser lors de la consultation 

Transfert des échéances

Possibilité d’envoyer un paiement vers le PMS, lorsqu’un paiement a été confirmé depuis l’échéancier Backyou.

Annulation automatique

Vous pouvez choisir d’annuler ou non automatiquement le dossier dans le PMS lorsque le client décline l’offre. 

Correspondances produits

Configurer la sélection des correspondances entre les produits Backyou et Clock pour les chambres, les salles de réunion, les produits de restauration, autres produits et réduction globale. 

Pour chaque type de produits, un indicateur mentionne le statut de la configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :

• Pour les chambres —> sélection d’un produit et tarif par défaut.
• Pour les salles de réunion —> sélection de la salle et du modèle de facturation.
  
• Pour tous les autres produits —> sélection du produit du PMS.
  
  

Si vous souhaitez transférer vos réductions globales présentes sur vos devis Backyou, pensez à créer un charge template “Réduction” sur Clock.

Pour gagner du temps, possibilité d’appliquer une sélection à tous les éléments de la liste, via le bouton “Appliquer à tous”.

Pré-configuration des filtres de mapping :

Possibilité de désactiver de manière globale l’envoi de produits dans Clock. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation vers le PMS, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés vers Clock.

Fonctionnalités

Consulter les disponibilités et tarifs depuis Backyou

1. Ouvrir un dossier et cliquer sur le bouton “Disponibilités” :

   	Le calendrier est disponible uniquement sur les dossiers contenant de l’hébergement.

   
   
   
2. Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande, en fonction du ou des tarif(s) sélectionné(s) dans les paramétrages connectivité :
   
   
   

Synchroniser les dossiers avec le PMS

Envoyer un dossier depuis Backyou

1. Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquer sur le filtre “A envoyer sur le PMS” :
   
2. Ouvrir le dossier qui doit être transféré vers Clock, le bouton “Envoyer vers Clock” apparaît dans le volet de droite :        

Possibilité de consulter l’état du transfert vers le PMS à l’aide du bouton “Etat du transfert” en bas du bandeau bleu.

3.     Cliquer sur ce bouton “Envoyer vers Clock”, et un tableau récapitulatif de la réservation apparaît :

Dans ce volet, vous aurez accès à plusieurs informations :

• La liste des produits à transférer vers le PMS,
• Pour chaque produit et par date :

  • Prix total envoyé (hors réduction —> appliquées lors de l’envoi),

  • Quantité,

  • Disponibilité sur le PMS,

    Pour les salles, un badge d’alerte en cas d’indisponibilité s’affiche avec le détail des salles déjà réservées au survol :

• • Correspondance sur Clock : produit / tarif ou modèle de facturation (ces informations seront pré-remplies si la pré-configuration a été réalisée en amont),
    • Sélectionner le produit Clock correspondant au produit Backyou.
    • Sélectionner le tarif que vous souhaitez appliquer à ce produit pour les chambres uniquement. Pour les salles de réunion, il faudra sélectionner le modèle de facturation (Charge Template).
  • Case à cocher pour envoyer (ou non le produit) vers le PMS,
  • Statut du transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, A mettre à jour) - au survol affichage d’informations complémentaires comme la date et l’heure de transfert.
• Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton “Mettre à jour les dispos”.
  
  

Envoi des dossiers en option ⇒ seules les chambres ou salles de réunion sont envoyées via la création d’un bloc pour les chambres. Lorsque le dossier est confirmé ⇒ le bloc est annulé, les réservations de chambres sont créées (Bookings) et les produits additionnels intégrés en tant que charges. Dans le volet de transfert, il faudra cocher la case “A envoyer” pour chaque produit additionnel à envoyer. Les salles de réunion sont confirmées dans la section Activité de Clock.

Important : les prix envoyés sur Clock seront toujours les prix présents sur le devis Backyou, peu importe le tarif sélectionné ici.

Possibilité de subdiviser vos produits en overbooking depuis le devis, au niveau de chaque produit.

5.     Cliquer sur “Envoyer vers Clock”.

6.     A la fin du processus la réservation apparait dans le volet de transfert, ainsi que dans l’entête de la demande, à droite du picto Clock :

Le nom du groupe est défini comme :

BY-Prénom_Nom-NUMERO_DOSSIER

Ou

BY-Nom_société-NUMERO_DOSSIER

Un dossier déjà synchronisé, peut être envoyé de nouveau dans le PMS après chaque modification du devis.

Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut “Annulé” sur Clock si l'option est active au niveau des paramètres de la connectivité.

Lorsqu’un dossier est décliné dans Backyou, le groupe est annulé sur Clock.

Mettre à jour un dossier depuis Backyou

Une fois le dossier envoyé vers le PMS, possibilité d’envoyer les modifications après une mise à jour dans Backyou.

Liste des mises à jour possibles :

• Changement statut du dossier (option ⇒ confirmé)
• Modification quantité et prix
• Modification date de check-in
• Ajout/suppression de nuitées

Une fois la date check-in atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer des mises à jour dans le PMS.

Envoi des réductions globales

Si vous souhaitez transférer les réductions globales présentes sur vos devis Backyou, pensez à créer un modèle de facturation (charge template) spécifique sur Clock.

Consulter une réservation sur Clock

1. Se connecter sur le back-office Clock.
2. Depuis Events, recherchez la réservation envoyée dans le moteur de recherche en utilisant les différents filtres ou dans le moteur de recherche global via la ref Backyou (BY-NomClient-ref_dossier) :
3. Ouvrir la réservation via le bouton OPEN :

4. Consultez les différentes informations concernant le dossier :

   • Exemple d’un dossier envoyé en option avec des chambres et une salle de réunion :
     • Création d’un bloc “Active” (diminue la disponibilité),
     • Les salles de réunion sont ajoutées, avec le statut optionnel.
   

• Exemple d’un dossier confirmé avec des chambres et une salle de réunion :
  • Le bloc est annulé,
  • La salle de réunion est confirmée,
  • Les réservations sont créées (Bookings),
  • Les lignes de facturation reprennent l’ensemble des éléments du devis Backyou.

Envoyer des paiements

Chaque paiement sera attaché au client.

L’envoi du paiement se fait depuis l’échéancier de Backyou.

Possibilité de sélectionner plusieurs types de paiement : CB (card), virement (bank), chèque (check), espèces (cash), chèques-vacances (voucher).

Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé sur le PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera ”virement” dans ce cas là.

Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.

Limitations

Récupération de données

Le système récupère 24 mois de données du PMS à compter de la date du jour. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et prix), et il est impossible d’envoyer des réservations après ce délai.

F.A.Q.

Le bouton pour envoyer/modifier une réservation au PMS ne s’affiche pas

Ma réservation a été automatiquement annulée

CAUSE	SOLUTION
Le dossier était sous option jusqu’au jour de l’annulation.	Pour que les réservations en option ne s’annulent pas automatiquement lorsque l’option arrive à échéance, il faut désactiver l’annulation automatique des options dans les paramètres de la fiche hôtel (Etablissements > Fiche établissement > Autres paramètres) - cf. capture 1 ci-dessous
Le client a décliné l’offre.	Pour que les réservations ne s’annulent pas automatiquement, il faut décocher “Annuler automatiquement le dossier dans le PMS si le client décline l'offre” dans le paramétrage de la connectivité. cf. capture 2 ci-dessous

Capture 1

Capture 2

Envoi de dossiers en doublon dans le PMS

Synchronisation des demandes de Backyou vers Clock uniquement : un dossier créé dans Clock ne sera pas mis à jour dans Backyou. Ainsi, si par la suite ce même dossier est synchronisé depuis Backyou, cela créera un doublon dans Clock.

Certains produits additionnels ne sont pas synchronisés

Si vous constatez que certains produits additionnels n’ont pas été synchronisés dans le PMS, pensez à vérifier que votre dossier n’est pas en option.

Certains tarifs ne remontent pas dans Backyou

Vérifiez votre paramétrage Clock.