Asterio x Backyou (fr)

La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio vous permettent de vérifier les disponibilités et les prix de vos chambres, et de gérer les réservations et les annulations.

Sommaire :

• Introduction
• Paramétrage
  • Transmission des identifiants
  • Paramétrage PMS
    
    • Paramétrage des canaux de vente
    • Configuration du surbooking
  • Paramètre Backyou
    • Consulter la liste des prix
    • Transfert des échéances
    • Annulation automatique
    • Correspondance des produits
• Fonctionnalités
  • Visualiser les disponibilités et les prix depuis Backyou
  • Synchroniser les dossiers depuis le PMS
    
    • • Envoyer un dossier depuis Backyou
      • Modifier un dossier puis Backyou
      • Voir un dossier envoyé sur le PMS depuis Backyou
      • Consulter une réservation sur Asterio
      • Envoyer un package
      • Envoyer des paiements

• Limitations
  
  • Récupération des données
  • Pas d'association client/entreprise
  • Envoyer des produits additionnels
  • Uniquement les plannings d’hébergement ou de salles
  • Transmission des créneaux horaires pour les salles de réunion
  • Pas d'envoi de réductions globales
• F.A.Q

  • Le bouton d’envoi / modification de réservation vers le PMS ne s’affiche pas

  • Ma réservation a été annulée automatiquement

  • Ma réservation n'a pas été annulée dans le PMS
  • Dossiers envoyés en double
  • Erreur 423 - dossier ouvert sur Asterio
  • Produits additionnels manquants 
     

 Introduction

La connectivité entre Backyou et le PMS Asterio vous permettra de consulter la disponibilité et les tarifs de vos chambres, ainsi que d’envoyer des réservations de groupe et des annulations.

Les réservations concernent les chambres, salles de réunion, restauration (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.) et autres produits.

💡 Le PMS envoie 12 mois de données à Backyou à partir de la date à laquelle la demande de données est effectuée. L’API limite donc la récupération de données (disponibilités et tarifs), et il est impossible d’envoyer des réservations après cette période.

💡 Le flux de données de Backyou vers Asterio est unidirectionnel. Les mises à jour effectuées sur le PMS ne seront pas synchronisées sur Backyou. Nous déconseillons fortement d’agir sur Asterio tant que le dossier n’est pas clôturé sur Backyou.

Paramétrage

Pour assurer un fonctionnement optimal de la connexion entre les deux plateformes, le paramétrage est essentiel. Cette documentation présente les différentes étapes de configuration à suivre, avec captures d’écran à l’appui.

Transmission des identifiants

À ce stade, merci de nous indiquer si vous êtes rattaché à un compte multi-établissements sur votre PMS.

Pour activer la connectivité, merci de contacter au préalable l’équipe Asterio. Notre équipe conviendra avec eux d’une date pour paramétrer la connectivité, configurer l’interface et réaliser un test de transfert.

💡 Prévoir environ 2 semaines pour l’activation de votre compte, avant de pouvoir débuter les premiers tests de connectivité. Nous vous informerons dès que votre compte aura été créé.

Paramétrage PMS

Paramétrage des canaux de vente

Vérifiez que le canal de vente BACKYOU a bien été créé dans Paramètres > Paramètres des canaux de vente > Canaux :

Configuration du surbooking

Par défaut, le surbooking ne sera pas autorisé lors de la synchronisation avec le PMS. Pour l’autoriser, il est nécessaire de modifier le paramètre suivant dans Asterio :

Paramètres > Paramètres hébergement > Administration des plannings > Surbooking :

 

• Choisir la ressource hébergement

• Saisir les dates en surbook

• Saisir le nombre de chambres par catégorie à surbooker

• Saisir le plafond total (correspond au nombre maximal de surbookings autorisés)

  

Paramétrage Backyou

Depuis le menu principal Backyou, allez dans « Etablissements > Produits > Paramètres connectivité » — les paramètres sont spécifiques à chaque établissement.

Consultation des tarifs

Permet de sélectionner les tarifs qui seront disponibles dans le calendrier des disponibilités et/ou le tarif sélectionné par défaut à l’affichage du calendrier.

Transfert des échéances

Envoie un paiement vers le PMS, une fois le paiement confirmé depuis l'échéancier Backyou.

Annulation automatique

Permet de choisir d’annuler automatiquement une réservation sur le PMS si le client refuse la proposition.

Correspondances des produits

Permet de configurer la correspondance entre les produits Backyou et Asterio pour les chambres.

Pour chaque type de produit, un indicateur affiche l’état de configuration : non configuré, configuré ou partiellement configuré :

• Pour les chambres et salles de réunion → sélection de produit et tarif par défaut.

• Pour toute la restauration et autres produits → sélection d’un produit par défaut.

💡 Pour gagner du temps, vous pouvez appliquer une sélection à l’ensemble des éléments de la liste à l’aide du bouton « Appliquer à tous ».

💡 Pour pouvoir envoyer des packages à Asterio (résidentiel / séminaire), tous les produits composant ces packages doivent être associés à un produit Asterio.

Filtres de correspondance préconfigurés

Possibilité de désactiver globalement l’envoi de produits dans Asterio. Ainsi, lors de l’envoi d’une réservation au PMS, ces produits seront désactivés par défaut et donc non envoyés au PMS.

 Fonctionnalités

Consulter disponibilités et tarifs

Ouvrez un dossier et cliquez sur “Disponibilités”.

Le calendrier n’est disponible que sur les dossiers comportant un hébergement.

Le calendrier affiche les disponibilités sur les dates de la demande :

💡 Les données seront synchronisées automatiquement depuis Asterio, pour intégrer les mises à jour de stock et de prix (synchro toutes les 5 minutes).

Synchroniser un dossier vers le PMS

Envoyer un dossier depuis Backyou

💡 Important : les dossiers transférables au PMS sont ceux en option ou réservés, dont la date d’arrivée n’a pas encore été atteinte.

1. Depuis la liste des dossiers dans Backyou, cliquez sur le filtre « À envoyer au PMS » :
   
2. Ouvrez le dossier à transférer vers Asterio, et le bouton « Envoyer vers Asterio » apparaîtra dans le volet droit :
   
   

Cliquez sur le bouton « Envoyer vers Asterio » pour afficher le tableau récapitulatif de la réservation :

Dans cette section, vous accédez à plusieurs informations :

• La liste des produits à transférer au PMS,

• Pour chaque produit et par date :

  • Prix total envoyé (hors remises → appliquées lors de l’envoi),

  • Quantité,

  • Disponibilité sur le PMS,

  • Correspondance sur Asterio : produit / tarif (pré-rempli si la pré-configuration a été effectuée),

  • Case à cocher pour envoyer (ou non) le produit au PMS,

  • Statut de transfert (Non envoyé, Envoyé, Erreur, À mettre à jour) — des informations complémentaires comme la date et l’heure d’envoi sont affichées au survol.

• Possibilité de mettre à jour les disponibilités via le bouton « Mettre à jour les dispo » en haut à droite du volet, avec la date de dernière synchronisation.

💡 Important : les prix envoyés à Asterio seront toujours ceux présents sur le devis Backyou, quel que soit le tarif sélectionné ici.

⚠️ L’envoi de chambres en surbooking n’est possible depuis l’API que si vous avez configuré Asterio en ce sens. Pour éviter le surbooking, vous pouvez ventiler vos produits en surbooking directement depuis le devis, au niveau du produit.

⚠️ Il n’est pas possible d’envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 sur une même date.

Cliquez sur « Envoyer la réservation ». Vous pourrez suivre le statut de transfert de vos produits vers le PMS via la colonne Statut à droite du tableau.

À l’issue du processus, la référence de réservation apparaît en haut du volet :

Le nom du groupe est défini de la manière suivante :

<Nom client><Check-in>-<Numéro dossier>

ou dans le cas où le Client est rattaché à une Société :

<Nom entreprise><Check-in>-<Numéro dossier>

💡 Un dossier déjà synchronisé peut être renvoyé au PMS après chaque modification du devis.

💡 Lorsqu’un dossier est refusé par l’hôtelier dans Backyou, le groupe est annulé sur Asterio.

💡 Lorsqu’un dossier est décliné par le client dans Backyou, la réservation passe au statut « Annulé » sur Asterio si l’option est activée dans les paramètres de connectivité.

Mettre à jour un dossier depuis Backyou

Une fois le dossier envoyé au PMS, vous pouvez envoyer des modifications après une mise à jour dans Backyou.

Liste des mises à jour possibles :

• Modification du statut du dossier

• Modification des quantités et des prix

• Modification de la date d’arrivée

• Ajout / suppression de nuitées

💡 Une fois la date d’arrivée atteinte, il ne sera plus possible d’envoyer de mises à jour au PMS.

Après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour dans Asterio, le volet de transfert s’ouvre, et la liste des produits s’affiche avec un statut « À mettre à jour », indiquant qu’une modification a été effectuée sur un ou plusieurs produit(s), et qu’il est possible de les mettre à jour dans le PMS.

 

Consulter les dossiers envoyés au PMS depuis Backyou

Le filtre « Envoyé au PMS » vous permet d’afficher les dossiers envoyés au PMS.

 

Consulter une réservation dans Asterio

Connectez-vous au back-office Asterio, rendez-vous dans la liste des réservations et saisissez la référence Backyou dans le champ « Réf. externe (interface) » :

Cliquez sur le pictogrammepour consulter le détail du dossier.

Pour les salles de réunion, envoyer les réservations par jour et par créneau horaire (AM/PM) :

Pour les groupes envoyés en OPTION, le statut sur Asterio = Option (case cochée). Lorsqu’ils sont confirmés depuis Backyou, la case « Option » sera décochée.

Envoyer des packages

Les packages peuvent être envoyés vers Asterio. Les packages sont constitués de ressources telles que des chambres et des produits additionnels (restauration, activités, etc.).

⚠️ Vous avez besoin d’une ressource pour envoyer un package vers Asterio.

Dans notre exemple, le package « Journée d’étude » est composé d’une salle et de produits de restauration :

Depuis le volet de préparation de transfert, le package « Journée d’étude » est affiché dans la liste des produits à transférer.

Pour être envoyé au PMS, tous les produits du package doivent être associés à un produit commercialisé sur Asterio. Si ce n’est pas le cas, un message s’affiche en rouge pour vous inviter à compléter votre configuration.

Sur Asterio, le package s’affiche sur une seule ligne dans le dossier et sur la facture :

Vous pouvez également consulter le contenu du package dans la composition du produit sur Asterio :

⚠️ Pour envoyer un dossier vers Asterio, il faudra une ressource telle qu’une chambre ou une salle de réunion (incluse ou non dans un package).

Envoyer des paiements

Les paiements sont envoyés depuis l’échéancier de paiement Backyou.

Plusieurs types de paiements peuvent être sélectionnés.

⚠️ N’oubliez pas de faire le mapping des types de paiements dans les paramètres de connectivité*.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Confirmer le paiement », une pop-up apparaît pour vous permettre de choisir d’envoyer ou non le paiement au PMS :

Si vous utilisez BackyouPay, le paiement sera automatiquement envoyé au PMS. Le type de paiement envoyé par défaut sera « Virement ».

⚠️ Un paiement ne peut pas être annulé depuis Backyou.

Limitations

Récupération des données

Le système récupère 12 mois de données depuis le PMS à partir de la date actuelle. L’API limite donc la récupération (disponibilités et tarifs), et il est impossible d’envoyer des réservations au-delà de cette période.

Pas d’association contact/société

Aucune association avec une société lors de la création du contact (limitation de l’API, qui empêche la vérification de l’existence de la société).

Envoi de produits additionnels

Les produits additionnels (hors hébergement ou salle de réunion) ne peuvent être envoyés que pour des dossiers comportant un hébergement ou une salle de réunion.

Il sera impossible d’envoyer un produit additionnel sur une date non couverte par un hébergement ou une salle de réunion.

Exemple : 5 chambres le 20/05 ⇒ 5 dîners le 20/05 OK, mais pas la veille ou le lendemain.

Planning hébergement ou salle uniquement

Il sera possible d’envoyer respectivement les produits de type chambre ou salle de réunion sur les plannings hébergement ou salle prévus à cet effet dans le PMS.

Il est actuellement impossible d’intégrer des produits dans d’autres plannings d’Asterio.

Créneaux d’envoi pour salles de réunion

Les salles de réunion seront envoyées par créneaux de demi-journée.

Il ne sera pas possible d’envoyer une salle de réunion avec une quantité > 1 sur la même date.

Remises globales non envoyées

Les remises globales ne peuvent pas être envoyées à Asterio via l’API.

F.A.Q.

Le bouton d’envoi / modification de réservation vers le PMS ne s’affiche pas

Ma réservation a été annulée automatiquement

Ma réservation n’a pas été annulée dans le PMS

La synchronisation ne se fait que dans le sens Backyou → PMS : un dossier créé dans Asterio ne sera pas mis à jour dans Backyou. Ainsi, si ce même dossier est ensuite synchronisé depuis Backyou, un doublon sera créé dans le PMS.

Erreur 423 - dossier ouvert sur Asterio

Produits additionnels manquants